فرم تسویه حساب پرسنل : تسویه‌حساب پرسنل یکی از مراحل مهم در پایان همکاری میان کارمند و کارفرماست. این فرآیند، ضامن شفاف‌سازی پرداخت حقوق، مزایا و تعهدات قانونی طرفین بوده و از بروز اختلافات حقوقی در آینده جلوگیری می‌کند. تنظیم دقیق فرم تسویه حساب پرسنل، مستندسازی مناسبی برای هر دو طرف فراهم می‌سازد.
فرم تسویه حساب پرسنل چیست و چرا اهمیت دارد؟
فرم تسویه حساب پرسنل، سندی رسمی و حقوقی است که در زمان پایان همکاری بین پرسنل و کارفرما تنظیم میشود. متن تسویه حساب پرسنل نشان می‌دهد که کلیه مطالبات مالی و حقوقی فرد (اعم از حقوق، مزایا، سنوات، عیدی، مرخصی استفاده‌نشده و …) پرداخت شده و فرد هیچ ادعای مالی دیگری نسبت به شرکت ندارد. این فرم یکی از ابزارهای مؤثر در مدیریت ریسک منابع انسانی نیز به‌شمار می‌آید.
پس از پایان قرارداد پرسنل چه باید کرد؟
در هنگام پایان قرارداد کاری پرسنل، اقدامات مشخصی باید برای پایان همکاری شفاف و قانونی میان پرسنل و سازمان انجام گیرد. در گام نخست، لازم است فرد تمامی اموال، ابزارها و تجهیزات سازمانی تحویل‌گرفته را به واحد مربوطه بازگرداند. توصیه میشود جهت مستندسازی، از فرم رسمی «تحویل اموال» استفاده شده و فرآیند تحویل با تأیید و امضای طرفین انجام گیرد. توصیه مهم‌تر اینست که در زمان تحویل کلیه اموال شرکت اعم از تجهیزات فیزیکی، داراییهای معنوی، مالکیت اسناد و تمامی موارد ثبت شده باشند. تا در زمان تسویه حساب، استرداد آنها ممکن شود. نکته اساسی که در اغلب شرکت ها مغفول واقع میشود، ثبت درست دارایی های معنوی و دسترسی هایی است که به هریک از پرسنل سپرده میشوند. استانداردهایی مانند ITIL روالهای معیّنی برای ثبت این اقلام در نظر گرفته است.
پس از این مرحله، اطلاعات مربوط به میزان حضور، مرخصی‌های باقی‌مانده، حقوق معوقه و سایر مزایا باید به دقت مشخص شده و در اختیار واحد حسابداری قرار گیرد. این واحد با بررسی کامل وضعیت فرد، نسبت به محاسبه نهایی حقوق و تنظیم فرم تسویه‌حساب پرسنل اقدام می‌کند تا فرآیند خروج از شرکت، به‌صورت قانونی و بدون ابهام به پایان برسد.
اجزای اصلی فرم تسویه حساب پرسنل
- مشخصات کامل پرسنل (نام، کد ملی، سمت، تاریخ شروع و پایان همکاری)
- شرح کامل مطالبات پرداخت‌شده (حقوق، عیدی، سنوات، مرخصی و …)
- نحوه پرداخت (نقدی، چک، حواله بانکی)
- تاریخ تسویه حساب
- امضای کارفرما و کارمند + اثر انگشت
- بند سلب مسئولیت و ادعاهای آتی
- مواردی که از پرسنل تحویل گرفته شده است (حقوقی، تجهیزات، مالکیت معنوی، و …)
فرایند قانونی تسویه حساب با پرسنل
در سال‌های اخیر، دیوان عدالت اداری با صدور آرایی در زمینه تسویه‌حساب پرسنل، گام موثری در صیانت از حقوق پرسنل برداشته است. بر اساس این آراء، کارفرما موظف است مدارک پرداخت مطالبات را با امضای پرسنل نگهداری کند.
بی‌اطلاعی از الزامات قانونی در این خصوص میتواند تبعات حقوقی برای هر دو طرف در پی داشته باشد. به همین دلیل، آشنایی با مراحل قانونی تسویه‌حساب برای کارفرمایان و پرسنل ضروری است.
همچنین در کنار رعایت الزامات قانونی در تسویه‌حساب، توجه به راهکار های نگهداشت نیروی انسانی هم میتواند به کاهش نرخ خروج کارکنان و افزایش رضایت شغلی منجر شود.
یکی از مهمترین کاستی های فرایند تسویه حساب در شرکتهای مختلف، نبود لیستی از داراییهای فیزیکی و معنوی نزد هریک از کارمندان است. به این ترتیب در زمان تسویه حساب و خروج پرسنل، بخشی از داراییهای معنوی نزد وی (مانند رمزهای عبور، اطلاعات مربوط به شناسایی نماینده شرکت نزد مشتریان و کارفرماها) به شرکت مسترد نمیشوند که میتواند ریسک های متعددی در پی داشته باشد.
فرایند تسویه حساب با پرسنل به صورت مراحل زیر می باشد:
-
تسویه حساب ادارای / کارگاهی با پرسنل
تسویه حساب اداری و کارگاهی، بخش مهمی از فرآیند خروج پرسنل از سازمان است. کارکنان موظفند در زمان پایان همکاری، کلیه اموال، تجهیزات و اطلاعات دریافتی را به واحد مربوطه بازگردانند.
موارد زیر باید بررسی و تحویل داده شود:
- تجهیزات کارگاهی (دستگاه‌ها، ابزارآلات فنی، وسایل ایمنی)
- اقلام اداری (سیستم‌های کامپیوتری، لپ‌تاپ، موبایل سازمانی، کارت دسترسی)
- تجهیزات رفاهی (خودرو سازمانی، محل سکونت [اگر از طرف شرکت برای پرسنل تدارک دیده شده باشد]، تجهیزات تردد)
- تجهیزات امنیتی (کارت شناسایی، دوربین، تجهیزات حفاظتی)
- اطلاعات سازمانی (لیست شماره تماس مشتریان، اطلاعات حساب‌ها، فایل‌های کاری)
- سایر دارایی های معنوی، مانند شناسه و رمز عبور در سامانه های مختلف، دسترسیهای فرد به اطلاعات طبقه بندی شده، نامه های خاتمه نیافته در کارتابل، و …
-
تسویه حساب مالی با پرسنل
این فرآیند میتواند بخشی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی در سازمان تلقی شود. در زمان خروج پرسنل از سازمان، مراحل زیر باید در واحد حسابداری بررسی و تکمیل شود:
بررسی اطلاعات حضور و کارکرد
- تعیین دقیق مدت کارکرد (بر اساس روز و ساعت حضور)
- بررسی ساعات اضافه‌کاری، تعطیل‌کاری و کارکرد فوق‌العاده
- محاسبه ساعات غیبت غیرموجه و مرخصی‌های استفاده‌نشده
محاسبه مطالبات و بدهی‌ها
- جمع‌آوری کلیه مطالبات فرد (حقوق، عیدی، سنوات، مزایا)
- بررسی دیون احتمالی (وام، خسارت، بدهی به شرکت و …)
- لحاظ‌کردن کسورات قانونی (مالیات، بیمه و…)
تنظیم فرم تسویه‌حساب مالی
- درج جزئیات کامل محاسبات
- امضای کارمند، مسئول واحد حسابداری و مدیر مربوطه
نکته مهم: هر فرم تسویه‌حساب باید متناسب با نوع قرارداد، سابقه کاری و شرایط استخدام هر فرد تنظیم گردد.
3-الزام قانونی پیوست پرداخت در فرم تسویه‌حساب پرسنل
مطابق رأی وحدت رویه شماره 17-20 مورخ ۱۳۹۷/۱/۲۱ هیئت عمومی دیوان عدالت اداری، فرم تسویه‌حساب پرسنل بدون ضمیمه‌کردن سند پرداخت، فاقد اعتبار قانونی است. بنابراین، یکی از مهمترین الزامات در تسویه‌حساب نهایی با پرسنل، ارائه سند پرداخت رسمی همراه با فرم تسویه‌حساب است.
این سند باید به‌صورت تفکیکی شامل اطلاعات زیر باشد:
- عنوان دقیق مورد پرداخت (حقوق، سنوات، مرخصی و …)
- مبلغ پرداختی هر بخش
- مدت استحقاق کارمند بابت آن پرداخت
- تأییدیه کتبی مبنی بر دریافت کامل مطالبات توسط کارکنان
4-بررسی وضعیت بیمه بیکاری در هنگام تسویه حساب
در فرآیند تسویه‌حساب کارکنان، بررسی شرایط برخورداری از بیمه بیکاری نیز اهمیت دارد. در صورت بیکاری غیرارادی، کارگر میتواند از مقرری بیمه بیکاری بهره‌مند شود، مشروط بر آنکه:
- بدون قرارداد کتبی باشد و بیش از ۶ ماه در کارگاه فعالیت کرده باشد؛
- دارای قرارداد موقت بیش از یک سال بر اساس تفاهم‌نامه سال ۱۳۸۴ باشد؛
- دارای قرارداد دائم باشد و با ارائه قرارداد و برگه تسویه به اداره کار و طرح شکایت، اقدام نماید.
آگاهی از قانون بیمه تامین اجتماعی برای شرکت ها و کارکنان برای جلوگیری از تضییع حقوق طرفین ضروری است.
نمونه فرم تسویه حساب پرسنل
نمونه متن تسویه حساب پرسنل به صورت زیر می باشد:
اینجانب آقای / خانم ………………………………………… فرزند ………………………………………… دارای شناسنامه شماره ………………………………………… به شماره کد ملی ………………………………………… متولد سال ……………….. ساکن ………………………………………… کارمند بخش …………………………………………
بدین‌وسیله گواهی و اقرار می‌نمایم که کلیه حقوق خود از جمله حقوق پایه، اضافه‌کاری، حق مسکن، حق اولاد، حق سنوات و مزایای پایان کار، مرخصی، پاداش، عیدی، حق بیمه، بازنشستگی و سایر حقوق، مزایا و مطالبات خود را از شرکت ………………………………………… دریافت نموده‌ام و هیچ‌گونه طلبی از شرکت مذکور ندارم و به هیچ عنوان ادعایی نسبت به شرکت نخواهم داشت.
متعهد می‌شوم در صورت هرگونه ادعا، شکایت یا اعتراض نسبت به شرکت ………………………………………… کلیه خسارات وارده به شرکت را جبران نمایم و مسئولیت آن را به عهده بگیرم. همچنین، متعهد می‌شوم کلیه اسناد، مدارک، وسایل، تجهیزات، ابزار، مصالح، مواد، مرسوله و هرگونه خدمات اداری، فنی، مالی، تخصصی و غیره را به شرکت تحویل داده و هیچ‌گونه ادعایی نسبت به آنها نداشته باشم.
متعهد می‌گردم از تاریخ ………………………………………… به بعد هیچ‌گونه مسئولیتی در قبال شرکت ………………………………………… نداشته و هیچ‌گونه ادعایی نسبت به شرکت مذکور نخواهم داشت.
تاریخ: ………………………………………… امضاء و اثر انگشت پرسنل: …………………………………………
امضاء و مهر شركت………………………………….
سمینارها و کارگاه‌ها؛ کلید موفقیت هر نوع کسب و کاری
اطلاعاتی که در کارگاه‌های آموزشی نیکاوند ارائه میشود، میتواند در موضوع کسب و کار و نحوه بستن قرارداد کاری پرسنل بسیار موثر باشد:
1- موجب ارتقاء مهارت و افزایش رضایت شغلی شده و به نگهداشت نیرو کمک کند.
۲- در قرارداد کاری می‌توان شروط آموزشی و تعهد خدمت پس از آموزش پرسنل را درج کرد.
۳ – مستندسازی تعهدات آموزشی به کاهش ریسک حقوقی در زمان تسویه حساب کمک می‌کند.
۴ – شرکت در این سمینارها و کارگاه‌های آموزشی به تقویت روحیه کار تیمی و برند کارفرمایی کمک می‌کند.
