یکی از جمله اصلی ترین چالش های افرادی که قصد برگزاری سمینار را دارند، بحث مربوط به خدمات گرافیکی و تهیه محتوا همایش است که قرار است در روز برگزاری سمینار از آنها در بخش های مختلف استفاده شود. در این بخش از وب سایت نیکاوند قصد داریم تا در خصوص این موضوع صحبت کنیم که به عنوان برگزار کننده ی سمینار به چه نکاتی باید توجه کنید و چه محتواهایی را لازمست تولید و برنامه ریزی نمایید. از این رو پیشنهاد میکنیم که تا انتها با ما همراه باشید.
طراحی استندهای تبلیغاتی و راهنما
یکی از انواع طراحی های گرافیکی که از روزها قبل از برگزاری سمینار می بایست آماده شده باشد، طراحی استندهای تبلیغاتی و همچنین استندهایی است که وظیفه راهنمایی مهمان ها را بر عهده دارند.
برای این منظور می بایست در ابعاد استاندارد مربوط به استندهای ایستاده، طرح های گرافیکی متناسبی طراحی و از طریق خدمات چاپ بنر، چاپ شوند تا در روز سمینار از آنها استفاده شود. برای این کار معمولا از یک گرافیست و یا یک تیم خدمات گرافیکی و تهیه محتوا همایش استفاده می شود.
استندهای راهنما
وظیفه راهنمایی مهمانان از درب ورودی تا سالن برگزاری سمینار را دارند. در کنار این موضوع، استندهای تبلیغاتی نیز در راستای برندسازی و آگاهی از برند و فعالیت های کسب و کارهای مختلف در مسیر عبور مهمانان در زمان رفت و برگشت از سالن سمینار در نظر گرفته می شوند.که این خود جز مواردی است که در خدمات گرافیکی و تهیه محتوا همایش بسیار حائز اهمیت است.
اگر ابعاد درست و جنس چاپ مناسب برای بنرها و استندها انتخاب شده و از رنگهای نود و خنثی در کنار رنگهای سازمانی برند استفاده شود، شانس اینکه برگزار کننده بتواند بخشی از محتواهای چاپی را در دوره های بعدی نیز مورد استفاده قرار دهد، بیشتر خواهد شد.
در این زمینه، لازم است فضاهایی از سالن محل برگزاری را که قرار است این استندها و بنرها در آنها نصب شود، رنگ های مناسب برای آن فضاها و ابعاد راهروها را پیش از طراحی در نظر بگیرید.
طراحی کارت ورود مهمانان ویژه و عوامل برگزاری سمینار
از جمله دیگر موارد مربوط به برگزاری سمینار، می توان به طراحی کارت ورود مهمانان اشاره کرد. بسیاری از سمینارها دارای مهمانان عادی و همچنین وی آی پی (VIP) هستند و لازم است تا در حداقل دو طرح گرافیکی مختلف کارت های ورود مهمانان طراحی، صادر و چاپ شوند.
تیم های خدمات گرافیکی همایش در این زمینه نیز به کمک مسئولین برگزاری سمینار آمده و می توانند متناسب با موضوع سمینار بهترین طرح ها را برای کارت های ورود مهمانان طراحی نمایند. کارت های مهمانان VIP باید نام و مشخصات ایشان را به همراه داشته باشد. همچنین می توان از کارت هایی ویژه ی عوامل برگزاری ، با نام و مشخصات آنها استفاده کرد، تا شرکت کنندگان به سادگی بتوانند عوامل برگزاری سمینار را تشخیص داده و در صورت نیاز از آنها راهنمایی بگیرند.
تولید محتوا متناسب با موضوع سمینار
موضوع سمینار از مدتها قبل از برگزاری آن توسط برگزار کننده ها مشخص می شود. بسیاری از افرادی که قصد برگزاری سمینار را دارند، تصمیم می گیرند که در خصوص جمع آوری اطلاعات و تدوین فایل محتوای ارائه سمینار شان، خود به تنهایی مشغول به کار شوند و از تیم خدمات گرافیکی و تهیه محتوا همایش استفاده نکنند.
این در حالی است که برخی دیگر از ایشان کلیّت ارائه را مشخص کرده و ریز جزئیات تکمیلی آن را بر عهده تیم تهیه محتوای همایش قرار میدهند تا تحقیقات لازم توسط آنها صورت گرفته و در نهایت فایل ارائه به صورت مرتب و تدوین شده چند روز قبل از برگزاری سمینار به دست برگزار کننده برسد.
در صورتی که فایل پاور پوینت برای ارائه آماده میکنید، یا یک دمو نرم افزاری دارید، حتماً قبل از ارائه ی نهایی، تعداد اسلایدهای آن را متناسب با زمانی که در اختیار خواهید داشت، چندین بار مرور نمایید. تصاویر روی پرده خواهند افتاد.
بنابراین علاوه بر تنظیمات ویدئو پروژکتور و اطمینان حاصل کردن از عملکرد صحیح آن، باید نسبت به کنترل نور سالن و موارد متعدد دیگری نیز آزمونهای لازم صورت گیرند.
تولید اسلایدهای نمایشی
یکی دیگر از بحث های مربوط به محتوای روز سمینار، مربوط به اسلایدهایی است که قرار است در فواصل قبل، و میان برنامه بر روی صفحه نمایش سالن برای حضار به نمایش درآیند. بر کسی پوشیده نیست که جذابیت بصری اسلایدهای نمایشی بخش مهمی از یک ارائه است.
بسیاری از افرادی که قصد برگزاری یک سمینار را دارند، ترجیح می دهند تا تولید اسلایدهای نمایشی روز سمینار خود را به تیم های ارائه دهنده خدمات گرافیکی و تهیه محتوای همایش بسپارند. این تیم ها در کنار تولید محتوای متنی اسلایدها، در خصوص بحث های گرافیکی و همچنین جذابیت های بصری تلاش می کنند تا زیباترین و جذّاب ترین فایل های ارائه را متناسب با شرایط و موضوع سمینار برای این روز طراحی و آماده کنند.
موزیک متن، محتوای پاورپوینت و تصاویر میان برنامه، بسته به پروتکل های سالن، ممکن است قبل از برگزاری با مدیریت آن مجموعه به اشتراک گذاشته شود. بنابراین آماده سازی آنها حداکثر یک روز مانده به برگزاری سمینار، باید نهایی شده باشد.
تولید تیزرهای تبلیغاتی
هر سمیناری مطابق با برنامه از پیش تنظیم شده ای برگزار می شود. در بخشی از سمینارها معمولا زمانی برای ارائه تیزرهای تبلیغاتی افراد یا کسب و کارهایی که اسپانسر تبلیغاتی سمینار مذکور هستند در نظر گرفته می شود.
طراحی این تیزرهای تبلیغاتی نیز در صورتی که به تیم های خدمات گرافیکی و تهیه محتوا همایش سپرده شود، مطمئنا در کنار جذاب تر بودن، حرفه ای تر نیز خواهد بود و در نتیجه بازدهی آنها در بیشترین حالت خود قرار خواهد گرفت.
زیرا این تیم ها با توجه به پرسونای مخاطبینی که در همایش شرکت می کنند و همچنین با توجه به موضوع سمینار، تلاش میکنند تا بهترین تیزر تبلیغاتی را برای اسپانسرهای سمینار طراحی و تدوین نمایند.
تولید تراکت، بروشور، محتواهای راهنما یا تبلیغاتی برای حاضرین
جذب مخاطب تنها به زمان برگزاری سمینار محدود نمیشود. لازمست مخاطبین خود را پس از برگزاری همایش نیز دنبال کرده و ارتباط با آنها را حفظ نمایید. راز این کار در تهیه محتوا هایی است که به صورت بروشور، کاتالوگ، یا تراکت روی میزهای سالن قرار میدهید تا حاضرین آنها را بردارند و همراه خود از سالن ببرند. که این نیز وظیفه ی تیم خدمات گرافیکی و تهیه محتوا همایش است.
این بروشورها علاوه بر محتواهای تبلیغاتی که به برند شما کمک میکنند، میتوانند حاوی مطالبی همچون سرفصلهای سمینار، زمانبندی، لینک ها و سایت هایی که بعداً میتوانند به آنها مراجعه نمایند، برگه های نظرسنجی، و … باشند. طبیعتاً چنین کاتالوگ هایی هم نیاز به طراحی گرافیکی و صفحه بندی و چاپ خواهند داشت.
تولید پست، استوری و بنر ثبت نام سمینار
حتی اگر بهترین و باکیفیت ترین سمینار جهان را نیز برگزار کنید، تا زمانی که افراد از برگزاری آن مطلع نباشند و در آن ثبت نام نکنند کلیه زحمات شما بر باد خواهد رفت. برای اینکه بتوانید بهترین تبلیغات را برگزار کرده و مخاطبین هدف را مطلع سازید، لازم است تا تیمی حرفه ای در زمینه خدمات گرافیکی و تهیه محتوا همایش در کنار شما باشد و پست ها، استوری ها و همچنین بنرهای تبلیغاتی مربوط به ثبت نام سمینار شما را طراحی کنند.
به این ترتیب شما می توانید از روزها قبل از برگزاری رویداد، با پست ها و استوری هایی که در پیج اینستاگرام و یا کانال تلگرامی خود قرار میدهید افراد را به مرور در جریان برگزاری سمینار قرار داده و ثبت نام آنها را انجام دهید. همچنین با ارائه تبلیغات بنری در سایت های پر بازدید، می توانید سایر افرادی که ممکن است در سطح اینترنت و سایر شبکه های اجتماعی فعالیت داشته (ولی پیج شما را فالو نداشته باشند) را نیز آگاه ساخته و آنها را به ثبت نام هدایت خواهید کرد.
برگزاری یک سمینار حرفه ای با تیمی حرفه ای
اگر قصد دارید تا به زودی سمیناری را به صورت حضوری برگزار کنید و مایلید تا در بالاترین سطح کیفی آن را برگزار نمایید، پیشنهاد میکنیم حتما از یک تیم طراحی گرافیکی و تهیه محتوا همایش در کنار خود استفاده کنید.
حضور چنین تیمی که خدمات گرافیکی و تهیه محتوا همایش را انجام دهد می تواند در تمام بخش های مورد نیاز تولید محتوا و گرافیک برای افزایش کیفیت برگزاری سمینار تان به شما کمک کند و در ضمن آن محتواها را همسو و یکپارچه نگه دارد. برای این منظور این امکان را خواهید داشت تا با شماره های موجود بر روی سایت تماس گرفته و ضمن دریافت مشاوره در این خصوص سفارشات تولید و تهیه محتوای گرافیکی همایش خود را به ما بسپارید تا دیگر نگران این بخش از برگزاری سمینار خود نباشید.
