خزش محدوده یا همان Scope-Creep یکی از شایع ترین دلایل تاخیر و شکست پروژه هاست. مثلث طلایی مدیریت پروژه بر چهار اصل استوار است که همان محدودیت های حاکم بر هر پروژه می باشند : زمان – محدوده – هزینه (بودجه) – و کیفیت
بر این اساس هرگاه در یک یا چند مورد از این ارکان دچار محدودیت باشیم، بایستی سایر موارد را بتوانیم بیشتر اختصاص دهیم تا «کیفیت» آسیب نبیند. بعنوان مثال اگر زمان محدودتری اختصاص دهیم، ناچاریم هزینه ی بیشتری برای حفظ کیفیت بپردازیم.
اما یکی از شایع ترین اتفاقاتی که کیفیت پروژه را تحت تاثیر قرار میدهد و روی زمان و هزینه نیز اثر منفی میگذارد (یعنی باعث طولانی شدن زمان تحویل کار و صرف هزینه ی مازاد میشود) «خزش محدوده» است. محدوده ی کار عموماَ از زمان شروع پروژه تا زمان تحویل آن به دلایل مختلفی دچار تغییر میگردد. به همین دلیل مدیر پروژه موظف است به منظور حفظ کیفیت و جلوگیری از اتلاف زمان و هزینه، هوشمندانه عمل کند و تا جای ممکن روشهایی را در پیش بگیرد که جلوی این تغییرات گرفته شود.
خزش محدوده زمانی اتفاق میافتد که نتایج تحویل شدنی پروژه، یا امکاناتی که محصول یا خدمات نهایی باید داشته باشد، در طول اجرای پروژه تغییر پیدا کند، در حالیکه محدودیت های از پیش تعیین شده برای زمان اجرای کار و بودجه ی آن، به تناسب تغییر داده نشود. این مسئله میتواند منجر به کاستی در کیفیت نهایی محصول، یا اتلاف زمان و هزینه های سربار، و در نهایت منجر به بروز تعارض بین تیم اجرای کار با کارفرما شده و حتی به شکست پروژه و نارضایتی طرفین بیانجامد. در بسیاری از موارد، روز نخست این حجم از تغییرات پیش بینی نمیشوند. کارفرما بسیاری از موارد را «بدیهی» فرض میکند و لزوم آنها را در پیش-نویس (چارتر) پروژه ذکر نمی کند. مجری هم آن حجم از کار را در برآورد اولیه زمان و هزینه در نظر نمیگیرد. و همین منجر به بروز اختلاف در طول انجام کار میگردد.
۱۱ دلیل عمده ی بروز «خزش محدوده» :
1. عدم شفافیت محدوده و جزئیات پروژه از ابتدای کار
شفافیت رمز کلیدی موفقیت در هر پروژه ای است. شفافیت یعنی کارفرما و مجری چیزی را از هم مخفی نکنند. جزئیاتی را عمداَ و یا سهواَ از دید هم پنهان نسازند. هیچ موضوعی را «بدیهی» فرض نکنند. و بتوانند به منظور موفقیت نهایی، با هم تعامل سازنده و محترمانه ای را برقرار سازند.
2. نبستن قرارداد با کارفرما
قرارداد بستن باعث میشود که هیچ نکته ای از محدوده و زمان و هزینه … ناگفته باقی نماند. این مسئله بویژه برای آنکه کارفرما و مجری به درک واحدی از موضوع کار اذعان کرده و در ادامه ی کار بتوانند به آن استناد نمایند، بسیار حائز اهمیت است. قرارداد بایستی تا جای ممکن محدوده و نتیجه ی نهایی خروجی های پروژه، چارچوب های زمان، هزینه، و نحوه ی تعامل طرفین کارفرما و مجری را به روشنی بیان کند.
3. مدیریت ضعیف پروژه
مدیر پروژه بایستی از تجارب و دانش کافی در رابطه با مدیریت پروژه، تعامل سازنده و مفید با تمامی ذینفعان (از جمله کارفرما و تیم پروژه) برخوردار باشد. هریک از ارکان پروژه (اعم از تیم یا هریک از ذینفعان) درصورتی که احساس کنند که مدیر پروژه از توانایی کافی برای جلو بردن کارها طبق برنامه برخوردار نیست (حتی اگر این واقعیت نداشته باشد، بلکه تنها حس آنها باشد) ممکن است بخواهند جهت کارها را به نفع خودشان متمایل کنند. بنابرین مدیر پروژه علاوه بر اینکه توانایی کافی دارد، بایستی بتواند این توانایی را در تمام زمینه ها به ذینفعان نشان دهد.
4. مدیریت تضاد منافع ذینفعان
یکی از اصول مدیریت صحیح پروژه، تعامل سازنده با تمامی ذینفعان است. اما گام بسیار مهم و موثر پیش از آن، شناسایی و طبقه بندی صحیح آنهاست. مدیر پروژه باید بتواند تمامی عوامل مثبت و منفی که روی کارش اثر میگذارند را به درستی شناسایی و مدیریت کرده و منافع هریک از آنها را به درستی درک کند، تا با مدیریت صحیح آنها، جلوی اثرات مخرب احتمالی را گرفته و تاثیرات مثبت را تقویت کند. در این رابطه میتوانید «ماتریس ذینفعان» را مطالعه نمایید. هرچقدر بتوانید تعدد ذینفعان را مهار کنید، برای کنترل خزش محدوده ناشی از تضاد منافع آنها مفیدتر خواهد بود.
5. دخیل نکردن کارفرما در حین اجرای کار
دوره ی اتمام کار در میان درهای بسته ی دفترتان گذشته است. اگر مشتری را تا روزی که نتیجه ی نهایی بدست میاید، از پیشرفت پروژه بی خبر بگذارید، به احتمال زیاد، کار به دوباره کاری خواهد رسید. یکی از شیوه های امروزی مدیریت پروژه، شیوه اجایل (چابک) است که به مدیر پروژه اجازه میدهد تا کارفرما را در بازه های زمانی کوتاه در جریان پیشرفت کارها قرار دهد و اختلاف نظرها را قبل از خاتمه ی پروژه مدیریت کرده و برطرف سازد.
6. عدم بیان شفاف موارد غیرمنتظره ای که حین اجرا پیش می آیند
در طول اجرای پروژه ممکن است موارد غیرمنتظره متعددی پیش بیاید. خیلی آسانترست که آنها را مخفی کنیم تا اینکه آنها را با تیم و همینطور با کارفرما درمیان بگذاریم تا برایشان راه حلی پیدا شود. اما مخفی کاری و عدم شفافیت میتواند در بروز خزش محدوده بسیار اثرگذار باشد. بویژه که هر لحظه میتواند آشکار شده و اعتماد طرفین را مختل نماید. پس بهترست به محض بروز هرگونه موارد غیرمنتظره [که روی پروژه اثرگذار باشد] کارفرما و تیم را در جریان قرار داده و برای آن چاره جویی شود.
7. عدم اولویت بندی صحیح در کارها
اگر با شیوه مدیریت پروژه اجایل آشنا باشید، به خوبی میدانید که اولویت کارها نیز در هر میان دوره باید بازنگری شود. با اینحال عدم اولویت بندی صحیح میتواند موجب بروز ناهماهنگی شده و روی مدیریت تغییرات (Change Management) اثر گذاشته و در نهایت به خزش محدوده منجر گردد.
8. برنامه ریزی نداشتن برای توافق روی تغییرات حین اجرا
ناچاریم تغییرات را در طول اجرای پروژه ها بپذیریم. فضای پروژه ها اغلب در آغاز کمتر شناخته شده است و همین مسئله باعث میشود که به مرور با شفاف تر شدن شرایط، ناگزیر از تغییرات کوچک و بزرگ باشیم. اما مدیریت صحیح تغییرات که تحت عنوان Change Management یک از مباحث اصلی در مدیریت پروژه است، میتواند مانع از بروز اشکالات در نتیجه ی ناهماهنگی ساختاری شود. توصیه میشود که در چارتر پروژه، بخشی به نحوه ی تعامل طرفین در مدیریت چالش ها و تغییرات اختصاص داده شود. (برای اطلاعات بیشتر، Project Charter یا همان منشور پروژه را در موتورهای جستجوگر، دنبال کنید.)
9. برآورد اولیه نادرست و ضعیف
از آنجایی که در ابتدای پروژه، موارد ناشناخته ی بسیاری وجود دارند، برآورد زمان و هزینه کار آسانی نیست. هرچقدر که مدیر پروژه تجربه بیشتری داشته باشد و از مشورت با افراد دارای تجربه در آن حوزه استفاده کند، شانس تخمین نزدیک به واقعیت بیشتر خواهد شد. اما هرگز ۱۰۰٪ نخواهد بود. با اینحال میتوان در منشور پروژه برای بازنگری در محدوده های زمان و هزینه، تلورانس نسبتاَ خوبی پیش بینی کرد تا جلوی اختلافات بعدی گرفته شود. همچنین میتوان فاز شناخت اولیه را از انجام پروژه اصلی تفکیک کرد و زمانبندی اجرای پروژه را به بعد از فاز شناخت موکول نمود تا شانس برآورد صحیح از هزینه و زمان افزایش پیدا کند. برای برآورد هزینه در پروژه های طولانی مدت، پیشنهاد میشود که ضریب تورمی را در طول زمان انجام کار، لحاظ نمایید.
10. خواسته های جدید کارفرما در حین اجرای پروژه
برای هر درخواست جدید، فرایند مدیریت تغییرات را بطور کامل طی کنید. مدیر پروژه هم از اشتباه مصون نیست. بنابرین بهترست خواسته های مطرح شده را در جلسه هایی با سایر عوامل پروژه (از جمله تیم اجرایی) به اشتراک گذاشته و نظرات ایشان را جویا شوید.
11. دخالت ندادن کاربران نهایی تا تکمیل نهایی کار
کاربر نهایی، لزوماَ کارفرما و مشتری شما نیست. مثلاَ در شرایطی که مدیر یک شرکت، سیستمی به شما سفارش داده است، کسیکه سفارش گذاری کرده و بهای کار را پرداخت خواهد کرد، مشتری (کارفرما) و کارمندان آن شرکت، کاربران نهایی قلمداد می شوند. در طول اجرای پروژه اطمینان حاصل کنید که کاربران نهایی نیز همانند کارفرمای اصلی، در جریان کار قرار داشته باشند. در بسیاری موارد، عدم آشنایی کاربران نهایی موجب دوباره کاری و گسترش حوزه کار میشود. زیرا کاربران نهایی به جزئیاتی اشراف دارند که کارفرمای اصلی ممکن است از آنها باخبر نباشد. اما سهولت استفاده از محصول نهایی توسط این کاربران، رمز موفقیت نهایی پروژه است.
12. در منشور پروژه، هم SCOPE را مشخص کنید و هم Out_of_SCOPE را
خیلی مهم است که در چارتر پروژه (که بهترست امضای طرفین قرارداد را هم داشته باشد و به آن پیوست شود) هم موارد مربوط به محدوده ی پروژه را مشخص کنید ، و هم موارد خارج از محدوده را به صراحت قید نمایید. منظور آن دسته از مواردیست که ممکن است در تفسیر محدوده ی پروژه جزو مفروضات و بدیهیات در نظر گرفته شوند. مثلاَ اگر پروژه ی شما در رابطه با طراحی یک وب سایت است، ولی شما بعنوان مجری فرض میکنید که محتوای سایت را کارفرما بایستی تامین نماید، هرچند بدیهیست، ولی این موضوع را در منشور پروژه به صراحت مشخص نمایید.
