مجوزهای برگزاری سمینار یا همایش، عموماً مربوط به سخنران یا سخنرانان میشود. معمولاً هم این صاحب سالن است که میخواهد از مجاز بودن سخنران اطمینان حاصل نماید. بسته به تعداد حاضرین در سالن، محل سالن (رسمی و دانشگاهی یا غیر رسمی و خصوصی) و نوع رویداد، مالک سالن از سخنران (شخص حقیقی یا حقوقی) تعدادی شناسه خواهد خواست. البته نیکاوند تا جایی که بتواند شما اساتید محترم را در این زمینه یاری خواهد کرد.
تنها در پکیج های طلایی، تکمیل ظرفیت سالن از تعهدات نیکاوند محسوب میشود. در سایر فرمهای برگزاری، این امر مشترک بین تیم نیکاوند و سخنران، یا متکی به روشهای بازاریابی است که با نظر و هزینه ی سخنران انتخاب میشود.
نیکاوند در سه کلاس طلایی، نقره ای و برنزی، خدمات خود برای برگزاری سمینارها و همایش های شما را طبقه بندی کرده است. علاوه بر اینها گزینه های قابل ارائه در هر رویداد، با نظر کارفرما قابل تعیین هستند. بعنوان مثال کارفرما میتواند کلاس نقره ای را انتخاب کند، و در آن گزینه های فیلمبرداری و عکاسی را حذف نماید.
-
برگزاری در کلاس طلایی، فقط شامل مواردی میشود که کارفرما حداقل سه مورد رویداد در یک سال گذشته با نیکاوند اجرا کرده باشد.
کلاس طلایی : کارفرما همه امور را به نیکاوند می سپارد. از سرمایه گذاری و تبلیغات گرفته تا برگزاری و فیلمبرداری و پذیرایی … . و در آخر، تمام عواید نیز به نیکاوند تعلق دارد. حق الزحمه سخنران طبق توافق اولیه به ایشان پرداخت میگردد و تمام خروجی های توافق شده (مانند عکس و فیلم از رویداد) تنها با لوگوی نیکاوند قابل انتشار خواهد بود.
کلاس نقره ای : مجموعه نیکاوند بعنوان تیم همکار شما عمل میکند. تمام هزینه ها و عواید برگزاری سمینار نیز به نسبت سهمی که هریک از طرفین در این قرارداد برعهده گرفته باشند، صورت میگیرد. مثلاً ممکن است که کافرما سهم 40% و نیکاوند سهم 60% را در هزینه ها و کارها برعهده گرفته باشند. همین درصد در عواید برگزاری سمینار نیز رعایت میشود. ضمناً تمامی خروجی های کار نیز با لوگو و آرم مشترک نیکاوند و کارفرما قابل انتشار خواهد بود.
کلاس برنزی : مالک و مسول ایونت تماماً کارفرما است. تمام هزینه های اولیه از سوی کارفرما تقبل میشود. عواید نیز به طور کامل به ایشان تعلق دارد. مجموعه نیکاوند درصد مشخصی از هزینه های اصلی را بعنوان کارمزد و حق الزحمه دریافت می نماید. درخصوص محل برگزاری، نوع پذیرایی، نحوه انجام تبلیغات و غیره، تمام تصمیمات با نظر مستقیم کارفرما اتخاذ میگردد. در کلاس برنزی، نیکاوند فقط بازوی اجرایی شما خواهد بود و مسولیت دیگری ندارد.
بسته به کلاس برگزاری، محل برگزاری و نوع رویداد ، تضامین دوجانبه متفاوتی در قرارداد اولیه لحاظ میگردند.
براساس نوع رویداد و کلاس برگزاری آن، خروجی های مختلفی میتواند از همایش یا سمینار حاصل گردد. فیلم کامل، تیزر، تعداد مشخصی عکس با ابعاد معیّن و … . اینکه چه خروجی هایی تولید شوند، بستگی به توافق اولیه دارد. و البته لازم به ذکر است که کیفیت ، قاب بندی، مدت زمان و ابعاد فیلمها و تصاویر، طبق توافق اولیه خواهد بود. و کارفرما حداکثر تا 2 بار ظرف مدت سه هفته پس از برگزاری رویداد میتواند روی آنها کامنت های اصلاحی بدون هزینه داشته باشد.
کارهایی که تا یک هفته مانده به برگزاری رویداد، برنامه ریزی شده باشند، خریدهایی که انجام شده باشند و پیش پرداخت های پرداخت شده که به استناد فاکتورها ارائه میشوند، جزو مواردی هستند که در صورت انصراف، تمامی هزینه های مترتب بر آنها برعهده کارفرما می باشد. از سایر موارد، تنها 20% از محل تضامین سپرده شده، ایفاد و مابقی به کارفرما مسترد میگردد. اما چنانچه کمتر از یک هفته تا زمان برگزاری رویداد باقی مانده باشد، عملاً تمام هزینه ها و برنامه ریزی ها انجام شده و استرداد وجوه میسر نخواهد بود. مگر در مواردی که کارفرما پکیج برنزی را انتخاب کرده و تمام هزینه ها از محل تنخواه و توسط خود کارفرما انجام شده باشد.
خیر. فعالیت های نیکاوند منحصر به تهران نیست. اما برای فعالیت در شهرهای دیگر، به دلیل هزینه های رفت و آمد و سایر ملاحظات و ریسک ها، درصد کارمزد نیکاوند بالاتر خواهد بود.
بستگی به نوع پکیج انتخابی شما دارد. انجام امور پذیرایی معمولاً توسط تیم نیکاوند صورت میگیرد. به جز در مواردی که کارفرما شرایط متفاوتی را خواسته باشد.
شرایط فورس ماژور همانند تمام قراردادهای دیگر، میتواند برای رویدادها نیز پیش بیاید. مثلاً یک حادثه طبیعی پیش بینی نشده که برگزاری رویداد (سمینار/ همایش/ ..) را ناممکن سازد. در اینصورت برگزاری رویداد میتواند با توافق طرفین، با زمانبندی ثانویه صورت گیرد، یا به کلی لغو شود. با توجه به اینکه هر دو طرف در برگزاری رویداد ذینفع هستند، توصیه میشود که در شرایط فورس ماژور، تصمیم نهایی براساس شرایط موجود و با توافق طرفین اتّخاذ شود.
با توجه به ظرفیت سالن، لازم است تعداد میهمانان از قبل مشخص شده باشد. معمولاً کارفرماها تعدادی میهمان ویژه دعوت میکنند که از دوستان و بستگان، یا از حامیان برنامه هستند. لازم است تمهیدات دعوت، پذیرایی و در نظر گرفتن صندلی های ویژه برای این میهمانان از قبل اندیشیده شده باشد.
ممکن است شخص حقیقی یا حقوقی خاصی را مدّ نظر داشته باشید، در اینصورت میتوانیم برای مذاکره با وی به شما کمک کنیم. یا اگر اسپانسر خاصی در نظر ندارید، برای جذب آنها به شما مشاوره بدهیم. همیشه لازم نیست که یک سمینار با همراهی یک حامی برگزار شود. ولی حضور اسپانسر میتواند به غنای رویداد و کیفیت آن کمک کند. بویژه اگر مخاطبین بدانند که حامی برنامه یا نمایشگاه جانبی در کنار سمینار حضور دارد، شانس جذب مخاطبین نیز افزایش پیدا میکند.
در مقالات سایت نیکاوند به شکل های مختلف به لیست هزینه های یک سمینار یا کارگاه اشاره کرده ایم. با توجه به نوع رویداد، تعداد مخاطبین، و زمان برگزاری آن، میتوانیم درباره سرفصلهایی که بهتر است در برنامه خود بگنجانید به شما مشورت بدهیم. لازم نیست در نخستین رویدادهایی که برگزار میکنید، آیتمهای متعدد و پر هزینه ای را انتخاب نمایید. بلکه بهتر است آیتمهای کمتر ولی با کیفیت بالاتری را در نظر بگیرید، تا مدیریت آنها برایتان راحت تر باشد. بعلاوه برای رویدادهای بعدی میتوانید به گزینه های بیشتری فکر کنید و از تجارب قبلی بهره ببرید. درباره مسولیت هزینه ها، نوع پکیج انتخابی شما تعیین کننده خواهد بود.
بهترین راه برای شروع کردن اینست که به فرم ارائه دهندگان سمینار در وب سایت نیکاوند سری بزنید و آیتمهای آنرا پر کرده و ارسال نمایید. مرور آیتمهای این فرم، به شما کمک میکند که دید جامع تری پیدا کنید. همچنین میتوانید سوابق رویدادهای برگزار شده توسط نیکاوند را در وب سایت، کانال انستاگرام، کانال آپارات و یا لینکدین ما ببینید. ضمناً مرور مقالات مرتبط با برگزاری همایش ها و کارگاه ها را نیز در بخش مقالات وب سایت به شما پیشنهاد میکنیم. درنهایت برای مشاوره بیشتر، میتوانید با شماره تلفن -25917071-021 داخلی 2 (بخش مشاوره) تماس حاصل فرمایید.