سیستم سازی کسب و کار یکی از ضروری ترین فرایندهایی است که باید توسط مدیران و رهبران یک گروه ، بیزینس کوچینگ یا پروژه مورد توجه قرار گیرد. متاسفانه در ایران شاهد مقاومت بسیاری از مدیران در مقابل سیستم سازی کسب و کار هستیم. حال آنکه کشورهای پیشرفته به وضوح نشان داده اند که این عمل تا چه اندازه می تواند در رونق و گسترش کسب و کار موثر باشد. با توجه به اهمیت این مسئله در تجارت مدرن تصمیم گرفته ایم تا در این مقاله به تعریف سیستم سازی کسب و کار و مراحل اجرای آن بپردازیم. اگر شما نیز جزء آن دسته از مدیران و رهبرانی هستید که می خواهید از موثرترین متدهای روز دنیا برای ارتقای تیم خود بهره مند شوید با مطالعه این مقاله ما را همراهی نمایید.
سیستم سازی به چه معناست؟
تعریف واقعی سیستم سازی در کسب و کار به این صورت است که همه کارها باید طبق همان روالی پیش برود که عقل و منطق حکم می کند. شاید فرایند خودکار سازی کارها که توسط برخی از مقالات مورد اشاره واقع شده است چندان جالب نباشد چرا که انجام کارها توسط ربات های هوشمند را در ذهن تداعی می کند. حال آنکه در دنیای تجارت و کسب و کارها، برنامه های تجاری و کاری توسط انسان ها دنبال می شوند و انسان نیز محکوم به آزمون و خطاست.
در سیستم سازی مشخص می شود که هر کاری باید چگونه و در چه تایمی انجام شود. برنامه خاصی برای کمترین اختلال ممکن در سازمان چیده می شود و به محض مواجهه با هر گونه نقص فنی یا انسانی، برنامه اصلاح و جایگزین می گردد. بنابراین سیستم سازی کسب و کار به این معناست که فعالیت های درون سازمان به بهترین شکل ممکن در یک بازه زمانی مشخص اجرا شوند و کارها وابسته به افراد و سلیقه شخصی آنها نباشند.
سیستم سازی باعث میشود تا روال هایی که برای انجام کارها در نظر گرفته ایم، بدون فوت وقت و [تقریباً] همواره و در تمام موارد «یکسان» پیش بروند. حتی اگر نیروی نظارت کننده در محل کار حضور نداشته باشد.
چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟
- کسب و کارهایی با وقفه های زیاد
- کسب و کارهایی با چندین زیرمجموعه
- کسب و کارهایی که به دنبال برند سازی هستند
- کسب و کارهایی که با کاهش بهره وری مواجه شده اند
- کسب و کارهایی که نمی خواهند با کاهش بهره وری مواجه شوند
- کسب و کارهایی که زمان زیادی را به علت دوباره کاری از دست میدهند
- کسب و کارهایی با ایده ها و برنامه های بسیار زیاد برای زمان حال و آینده
- کسب و کارهایی که همیشه درگیر مسائل حاشیه ای شده و از پیشرفت باز می مانند
- کسب و کارهایی با مسائل پیچیده که نیاز به واگذاری بخشی از کارها به نیروهای متخصص دارند
چه کسانی در برابر سیستم سازی مقاومت می کنند؟
- مدیران و رهبرانی که تصور می کنند خودشان بهتر از دیگران می توانند کارها را هدایت کنند.
- مدیران و رهبرانی که به علت مشغله کاری زیاد وقت نمی کنند به فکر سیستم سازی و بهبود روند کسب و کار باشند.
- مدیران و رهبرانی که نمی دانند فناوری و استفاده از علوم مدرن تا چه اندازه باعث بهبود کسب و کار می شود و به شیوه های سنتی پایبند هستند.
- مدیران و رهبرانی که نیروی تفکر و برنامه ریزی را به اندازه نیروی بدنی ارزشمند نمی دانند.
- مدیران و رهبرانی که ایده آل گرا هستند و نمی توانند به موفقیت های بیشتر فکر کنند.
مزایای سیستم سازی کسب و کارها
- افزایش بهره وری تیم
- افزایش تمرکز روی کارها به صورت خودکار
- انجام به موقع و دقیق امور
- ایجاد فرصت مناسب برای افزایش کارهای خلاقانه در کسب و کار
- عدم صرف انرژی کارکنان برای امور حاشیه ای
- کاهش نیاز به استخدام های غیرکارآمد
- افزایش بودجه و صرفه جویی در هزینه ها و صرفه جویی در زمان
- افزایش رضایت مشتریان
مراحل سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی یک کار بسیار راحت ولی در عین حال حرفه ای و ماهرانه است که به قدری هوش و ذکاوت نیاز دارد. و البته در کنار آن نمی توان از قدرت جسارت و قاطعیت چشم پوشی کرد. وقتی قبول کردیم که باید برای فرایندهای کاری مان «سیستم سازی» کنیم، ابتدا باید مشخص کنیم که برای چه کارهایی می خواهیم «روش یکسان» و روتین پدید بیاوریم؟
توصیه می شود که ابتدا روالهای کاری سازمان، آنهایی که پیچیده و زمان بَر هستند را شناسایی کنیم. سپس از میانشان، فرایندهایی را انتخاب کنیم که …
- یا بسیار تکرار میشوند.
- یا بسیار زمان بر و خیلی وابسته به اشخاص هستند. (ریسک سازمان را در پی دارند)
- یا میخواهیم با سیستمی کردنشان ، نیروی انسانی که به آنها مشغول میشود را آزاد کنیم تا به کارهای مهمتری برسد. و در ضمن آن کارها «سلیقه ای» پیش نروند.
وقتی این روال ها را مشخص کردیم، حالا نوبت به مستند سازی آنها می رسد. یعنی روی کاغذ به طور دقیق بنویسیم که برای انجام هر یک از این روالها، چه گام هایی برداشته میشوند؟ حالا با مصوب سازی این فرایندها، بین تمام ارکان سازمان به توافق دست می یابیم. یعنی فارغ از اینکه هر قدم را چه کسی باید بردارد، همه توافق میکنند که چه قدمهایی باید برای انجام این کار برداشته شود. سپس نوبت به ساختن دستورالعمل ها و چارچوب ها می رسد. دستورالعمل های مصوب را بصورت دوره ای بازنگری میکنیم، تا جایی که مطمئن شویم که کارها طبق آن روالها، درست پیش می روند.
راهکار عملی سیستم سازی کسب و کار یا همان مراحل سیستم سازی کسب و کار از صفر تا صد:
سیستم سازی افراد:
این مرحله به عنوان مهمترین بخش از سیستم سازی کسب و کار شناخته می شود و شامل حذف افرادی است که برای انجام کار مورد نظر، متخصص نیستند، و توانایی یادگیری تخصص های لازم را نیز ندارند. میتوانید این افراد را به جایگاه های دیگر هدایت کنید، که برایشان مناسب تر باشد. یا اینکه با آنان قطع همکاری نمایید.
این مرحله همچنین شامل استخدام افرادی است که بسیار مصمم، متبحر و آموزش دیده هستند یا تنها به چند جلسه آموزش نیاز دارند تا همه کارها را یاد بگیرند. شاید فردی که استخدام می کنید در ابتدای راه مبتدی باشد اما توانایی یادگیری اصول کار و انجام دقیق آنها را داشته باشد. بنابراین سیستم سازی افراد شامل اخراج و استخدام بعضی از کارکنان به صورت اصولی و کارآمد است.
بکارگیری نیروهای متخصص مستلزم تیم سازی با نیروهای متخصص است، اما نباید در این زمینه به قدری وسواس به خرج دهید که زمان زیادی را صرف استخدام یا اخراج نمایید. این مسئله را هم فراموش نکنید که استخدام نیروی متخصص صرفا با پرداخت حقوق و مزایای مناسب امکان پذیر نیست و نیاز به مشاوره های تخصصی در زمینه منابع انسانی خواهد بود. در این زمینه می توانید نوشته هایی که در صفحه اینستاگرام نیکاوند به اشتراک گذاشته شده را ملاحظه نمایید. برای مشاوره در زمینه جذب و پرورش منابع انسانی، میتوانیم مشاوران با تجربه و کارآمدی را به شما معرفی کنیم.
سیستم سازی وسایل و تجهیزات:
افرادی که در تیم کارآمد آنها را کنار هم قرار دادیم، قرار است با تجهیزاتی که در اختیار آن ها گذاشته میشود سروکار داشته باشند. نیروی این افراد نباید صرف استفاده از وسایل خراب یا سنتی گردد. شما باید به روز باشید و از وسایلی استفاده کنید که در کمترین زمان ممکن بیشترین استفاده و بهره وری را داشته باشند. در این خصوص می توان به استفاده از سیستم تلفنی VOIP، استفاده از سیستم پیامکی هوشمند جهت پاسخگویی به ایمیل ها و تماس ها به صورت خودکار، ابزار ترلو جهت پیگیری کارهای واگذار شده به کارکنان و ابزارهای کارآمد گوگل مانند گوگل شیت، تقویم گوگل، فرم های گوگل و مواردی از این دست اشاره کرد.
