بودجه بندی برگزاری سمینار همواره یکی از اصلی ترین چالش هایی بوده است که افراد و شرکت هایی که قصد برگزاری رویداد حضوری را دارند با آن دست به گریبانند. بخش عمده مشکلاتی که در حین برگزاری سمینار با آن رو به می شوید به طور معمول از این نشات می گیرد که به خوبی لیست هزینه برگزاری سمینار تان را نچیده و برای بخش های مختلف هزینه متناسب با آن را در نظر نگرفته اید و یا حتی برخی از بخش ها را فراموش کرده اید!
در این بخش از وب سایت قصد داریم تا در خصوص هزینه برگزاری سمینار صحبت کنیم و اطلاعات کاملی در خصوص اینکه برگزاری یک سمینار چه هزینه هایی میتواند برای برگزار کننده در بر داشته باشد ارائه دهیم، از این رو پیشنهاد میکنیم که اگر قصد دارید تا به زودی یک سمینار حضوری برگزار کنید حتما تا انتها با ما همراه باشید.
هزینه های مستقیم برگزاری سمینار
بخش مهم و بزرگ هزینه برگزاری سمینار به هزینه های مستقیم آن تعلق دارد. از جمله این هزینه ها میتوان به اجاره سالن همایش، هزینه پذیرایی از شرکت کنندگان، اجاره ابزارهای مورد نیاز، اقلام تبلیغاتی و تدارکات اشاره کرد. اینها تنها بخشی از هزینه های مستقیم برگزاری سمینار هستند.
توجه داشته باشید که بخشی از هزینه های مستقیم برگزاری سمینار مانند ظرفیت سالن و همچنین حجم پذیرایی به تعداد شرکت کنندگان شما بستگی دارد، از این رو لازم است تا ابتدا پیش بینی مناسبی از شرکت کنندگان در سمینارتان داشته باشید و یا اینکه محدودیتی برای ثبت نام در نظر بگیرید تا باتوجه به تعداد قطعی شرکت کنندگان بتوانید سالنی با ظرفیت مناسب اجاره کرده و اقلام پذیرایی را به اندازه تهیه کنید.
هزینه های مربوط به تبلیغات سمینار
توجه داشته باشید حتی اگر قصد داشته باشید تا خاص ترین و بهترین همایش سال ایران و حتی جهان را برگزار کنید، در صورتی که از طریق تبلیغات و بازاریابی، مخاطبین را از آن آگاه نکنید تا در آن شرکت کنند با شکست روبرو خواهید شد.
برای اینکه یک استراتژی تبلیغاتی مناسب را پیاده سازی کرده و از آن بهترین نتیجه را دریافت کنید لازم است تا با متخصصین هر بخش همکاری داشته باشید. بخش هایی مانند طراح گرافیک، تولید کننده محتوا، آژانس های تبلیغاتی و همچنین بازاریابان دیجیتال از جمله متخصصانی هستند که برای تبلیغات سمینار خود به آنها نیاز خواهید داشت و لازم است تا با آنها مذاکره کنید و تمامی مخارج را در لیست هزینه برگزاری سمینار خود یادداشت کنید.
تبلیغات پر بازده همواره هزینه بر بوده و می بایست بودجه مناسبی برای تبلیغات خود کنار بگذارید تا بتوانید پس از انجام تبلیغات بازخورد مناسبی از تعداد ثبت نامی ها و درآمدی که از راه فروش بلیط حاصل می شود دریافت کنید. برای صرف هزینه در رسانه های مرتبط و جلوگیری از هدر رفتن بودجه تبلیغات، ابتدا بایستی گروه مخاطبین هدف خود را به دقت مشخص ساخته و رسانه هایی که مورد توجه آنهاست را تعیین کنید.
وقتی گروه مخاطبین شما [بعنوان مثال] متخصصین پزشکی هستند، رسانه ی شما نمی تواند رادیوی سراسری باشد. همچنین باید توجه داشته باشید که تبلیغات باید فاصله زمانی مناسبی با برگزاری رویداد داشته باشد. از یک سال قبل شروع به تبلیغ نکنید، یک هفته پیش از برگزاری سمینار هم خیلی دیر است، و فقط یک بار اطلاع رسانی کردن، تمام زحمات شما را بر باد خواهد داد. بسته به ظرفیت سالن، حداقل سه و حداکثر ۱۰ بار در هر رسانه اطلاع رسانی دقیق داشته باشید. موضوع سمینار ، محل برگزاری ، تاریخ و ساعت آن. نکته آخر : زمان پخش تبلیغات در طول شبانه روز، باید ساعتی باشد که مخاطب هدف شما، آن ساعت سراغ رسانه ی مورد نظر میرود.
راستی! رویدادهای همزمان با سمینار خود را روی تقویم دیده اید؟ گروه مخاطبین هدف شما، همزمان ممکن است چه انتخاب های دیگری داشته باشند؟ تاریخ و ساعت و محل برگزاری سمینار، چقدر به جلب این مخاطبین کمک میکند؟
هزینه های ضروری و پیش بینی نشده
توجه داشته باشید که در روز برگزاری سمینار ممکن است هزینه های پیش بینی نشده ای به شما تحمیل شود. لازم است تا پیش از فرارسیدن روز برگزاری سمینار حتما بودجه ذخیره ای برای هزینه های ضروری و پیش بینی نشده در نظر بگیرید تا از پس چالش های این چنینی نیز بر آیید. طبق تجربه افراد با سابقه در عرصه برگزاری سمینار حضوری، به طور معمول 5 الی 10 درصد بودجه کل برگزاری سمینار به عنوان بودجه پشتیبان برای پرداخت هزینه های پیش بینی نشده در نظر گرفته می شود.
توصیه میکنیم
که بودجه ای که برای هزینه های پیش بینی نشده در نظر میگیرید متناسب با بزرگی سمیناری که قصد برگزاری آن را دارید باشد. همانطور که گفته شد برخی از هزینه ها بر اساس تعداد شرکت کننده ها متغیر هستند، باید مراقبت هزینه های پیش بینی نشده ای که با افزایش شرکت کننده ها ممکن است به شما تحمیل شود نیز باشید و برای آنها آماده باشید.
شرکت های برگزاری سمینار یک راه نجات!
یکی از جمله راهکارهایی که میتواند در زمینه مدیریت هزینه برگزاری سمینار به شما کمک کند، کمک گرفتن از شرکت های برگزار کننده سمینار است. این شرکت ها با توجه به تجربه ای که در برگزاری سمینارهایی با تعداد شرکت کننده های مختلف، در فصول مختلف و در زمینه های کاری متنوع را دارند، به طور کامل با چالش هایی که برگزاری سمینار شما ممکن است با آن روبرو شود آشنا هستند و می توانند بسیاری از آنها را پیش بینی کنند و برای رخ دادن آنها آماده باشند و یا از رخ دادن آنها جلوگیری کنند.
همچنین
با توجه به اینکه این قبیل شرکت ها با سالن های برگزاری سمینار مختلفی همکاری کرده و با تیم های برگزاری سمینار اعم از تولید محتوا، تدوین، تصویر و صدابرداری و… نیز همکاری میکنند میتوانند در بحث هزینه ها نیز برای شما صرفه جویی های قابل ملاحظه ای نسبت به موقعی که خود به تنهایی قصد مدیریت برگزاری سمینار تان را دارید، رقم بزنند.
لیست هزینه های برگزاری همایش
در انتها نمونه لیستی از مجموع هزینه برگزاری سمینار یا همایش برای شما در نظر گرفته ایم تا با اصلی ترین هزینه هایی که برای برگزاری سمینار با آن رو به رو خواهید بود آشنا شوید.
هزینه های مربوط به روز و محل برگزاری سمینار:
- اجاره‌ی سالن همایش
- امکانات جانبی سالن
- غذا، نوشیدنی و سایر خوراکی ها
- تجهیزات صوتی و تصویری
- سرگرمی های جانبی برای شرکت‌کنندگان
- تجهیزات لازم برای فراهم کردن دسترسی به اینترنت
- سایر تجهیزات تخصصی
- برپایی غرفه های بیرون سالن
- هدایا و اقلام تبلیغاتی
- دکور و لوازم جانبی
- دستمزد تیم برگزاری برای بخش‌های مختلف
- دستمزد سخنران، مجری و سایر عوامل
هزینه برگزاری سمینار مربوط به تبلیغات و بازاریابی
- طراحی کاتالوگ، استند، تراکت و … حمل و چاپ آنها
- تولید محتوا در فرمت‌های مختلف
- تبلیغات در رسانه های هدف
- تهیه و ارسال دعوت‌نامه‌ها
- مدیریت ثبت نام و فروش بلیت
- سفرهای احتمالی
- دستمزد مشاورین و شرکت های همکار
تمام هزینه ها را از جیب ندهید
یکی از اصلی ترین نکاتی که شاید بسیاری از افرادی که قصد برگزاری سمینار را دارند فراموش میکنند این است که قرار نیست شما تمام هزینه برگزاری سمینار را از جیب خود پرداخت کنید، بلکه میتوانید بر روی ورودی های مالی نیز حساب کنید. به طور معمول فرایند برگزاری سمینار به این صورت است که موضوع سمینار، تاریخ و تعداد شرکت کنندگان تعیین می شود، سالن اجاره شده و تبلیغات برای فروش بلیط سمینار آغاز می شود.
با توجه به اینکه
معمولا فروش بلیط سمینار نهایتا تا یک روز قبل از برگزاری سمینار ادامه دارد (بسیاری از سمینارها روزها قبل از برگزاری ، ظرفیتشان پر می شود) شما هر روز می توانید بر روی درآمدی که از فروش بلیط ها تا آن زمان رقم خورده است حساب کرده و از آن برای برگزاری بهتر سمینار هزینه کنید.
از حامیان مالی کمک بگیرید
همچنین این امکان را خواهید داشت تا در ازای تبلیغات محیطی روز برگزاری سمینار و همچنین تبلیغات ویدیویی و… میان برنامه های سمینار تان از حامیان و مجموعه های دیگر هزینه هایی را دریافت کنید و بخشی از مجموع هزینه برگزاری سمینار خود را نیز از این طریق پرداخت کنید.
قیمت بلیط را متناسب با سود نهایی در نظر بگیرید
توجه داشته باشید که اگر قصد کسب سود مالی از برگزاری سمینار تان را دارید حتما میزان سودی که مطلوبتان است تا پس از برگزاری سمینار نصیبتان شود را تعیین کنید تا ضمن برآورد هزینه ها، قبل از شروع ثبت نام، بتوانید به خوبی قیمت بلیط شرکت در سمینار را تعیین کنید.
به نظر شما چه موارد دیگری میتواند در لیست هزینه برگزاری سمینار قرار داشته باشد؟ تاکنون سابقه برگزاری سمینار داشته اید؟ چه هزینه های پیش بینی نشده ای در روز برگزاری سمینار و یا قبل از آن برای شما چالش هایی را به وجود آورده اند؟ تجربه خود در این زمینه را با ما به اشتراک گذارید.
