برگزاری سمینار یا همایش حضوری یکی از جمله روش هایی است که از آن برای ارتباط نزدیک تر با مخاطبین استفاده می شود. این مخاطبین میتوانند شرکت کنندگان در یک دوره آموزشی، همکاران یک حوزه کاری یا اشخاصی در هر حوزه و صنفی باشند که به منظور خاصی در یک سالن دور هم جمع می شوند. هدف از برگزاری سمینار میتواند متفاوت باشد که بسته به سیاست های کاری و شخصی تعیین می شود. در این بخش از ….. قصد داریم تا شما را با نحوه و شرایط برگزاری یک سمینار یا همایش حضوری آشنا کنیم تا در صورتی که قصد دارید شما نیز برای ارتباط بهتر و نزدیک تر با مخاطبینتان از مزایای برگزاری سمینار بهره ببرید بتوانید با دانش کامل در این خصوص مقدمات برگزاری سمینارتان را انجام دهید.
سمینار چیست؟
قبل از آنکه در خصوص صفر تا صد برگزاری همایش صحبت کنیم، بهتر است ابتدا در خصوص اینکه سمینار چیست مقداری توضیح دهیم تا افرادی که با سمینار آشنایی ندارند نیز با این مفهوم آشنا شوند.
به طور کلی به جمع شدن تعداد بالایی از افراد در یک سالن به منظور گوش دادن به حرف های یک یا چند سخنران و استاد، سمینار گفته می شود. در دوران کرونا برگزاری سمینار جای خود را به برگزاری وبینار که نوع آنلاین سمینار است داد، اما با فروکش کردن خطر کرونا و برداشته شدن محدودیت ها، در حال حاضر شاهد اوج گرفتن درخواست ها برای برگزاری سمینارها به صورت حضوری هستیم. از این رو در ادامه به توضیحاتی در خصوص اینکه چطور میتوانید یک سمینار حرفه ای را برگزار کنید پرداخته ایم.
اهداف سمینار خود را تعیین کنید
مشخص کنید که دقیقا برای چه منظوری قصد برگزاری سمینار دارید.
بودجه ای که برای برگزاری سمینار در نظر دارید را مشخص کنید
باتوجه به اینکه معمولا هزینه برگزاری سمینار بالا است ، میبایست در بحث مدیریت هزینه ها دقت بیشتری داشته باشید. هزینه اجاره سالن همایش، دستمزد تیم صدابرداری، تصویر برداری، تیم برگزاری و امنیت و پذیرایی از جمله رایج ترین هزینه های برگزاری سمینار هستند که میبایست برای آنها برنامه ریزی مالی داشته باشید.
سالن برگزاری همایش را انتخاب کنید
برای آنکه یک سمینار برگزار کنید لازم است تا امکانات لازم برای برگزاری همایش متناسب با ظرفیت مهمانان خود را از قبل رزو کنید. برای این منظور میتوانید از لیست سالن های همایش ارائه شده توسط …….. هر کدام که مناسب با شرایط سمینار شماست را انتخاب کنید. در این رابطه محدوده جغرافیایی سالن، دسترسی های عمومی و حمل و نقل شهری، امکانات فنی و تکنیکال سالن، ظرفیت پارکینگ یا امکانات فضاهای جانبی آن برای این منظور، و بسیاری موارد دیگر را باید مدّنظر داشت.
تیم صدا و تصویر را هماهنگ کنید
بسیاری از افرادی که قصد برگزاری سمینار را دارند مایلند تا ویدیو آنرا ضبط کنند تا بتوانند آن را به شرکت کنندگان ارائه کرده و یا در آینده آنرا برای فروش یا تبلیغات مورد استفاده قرار دهند. با توجه به اینکه تعداد شرکت کنندگان در سمینارها معمولا بیش از 50 نفر است و سالنی با ظرفیت بالا برای آنها در نظر گرفته می شود، لازم است تا حتما از تیم صدابرداری نیز برای ارائه بهتر موضوعات و پخش صدا به طور مناسب در سالن کمک گرفت.
باتوجه به این موارد لازم است تا حتما برای روز سمینار خود از تیم صدا و تصویر نیز استفاده کنید که در این مسیر نیکاوند میتواند با در اختیار قراردادن بهترین تیم های خدمات تصویربرداری همایش ها این چالش شما را نیز در مسیر برگزاری سمینار برطرف نماید.
ساخت اسلایدهای ارائه
در روز سمینار زمانی که شما به عنوان سخنران بر روی صحنه حضور دارید، لازم است تا برای درک بهتر صحبت هایتان از نوشته، تصویر و ویدیو استفاده کنید، به همین منظور لازم است تا از روزها قبل از برگزاری سمینار اسلایدهای ارائه تان را آماده کرده باشید. در این خصوص تیم نیکاوند با ارائه خدمات گرافیکی و تهیه محتوا همایش میتواند در ارائه اسلایدهای حرفه ای تر به شما کمک کند.
ثبت نام شرکت کنندگان
باتوجه به اینکه مخاطبین سمینار شما چه افرادی هستند بستر مناسب ثبت نام را مشخص و ثبت نام رایگان یا شامل هزینه شرکت در سمینار را فراهم کنید. این ثبت نام میتواند بر بستر اینستاگرام و یا سایت شما انجام شود. بویژه برای اینکه سایر ملزومات از جمله پذیرایی و تعداد صندلی ها، تعداد پکیج هایی که برای مدعوین در نظر دارید و غیره را بتوانید برنامه ریزی و برآورد کنید، به ثبت نام پیش از برگزاری همایش و سمینار نیاز خواهید داشت. نیکاوند میتواند امکانات لازم برای ثبت نام را روی سایت خود در اختیار شما بگذارد.
تامین پذیرایی روز سمینار
یکی از بخش های مهم در روز سمینار پذیرایی و فرصتی است که افراد برای آشنایی بیشتر با هم در این زمان به دست می آورند.
لازم است تا برای پذیرایی هر چه بهتر از مهمانان سمینار خود نیز برنامه ریزی داشته باشید و تیمی را برای مدیریت آن در نظر بگیرید. باتوجه به شرایط سمینارها برخی از آنها با پذیرایی مختصر و برخی دیگر با پذیرایی کامل شامل فرصتی برای صرف ناهار و شام همراه هستند که بسته به اینکه شما چه شرایطی را برای پذیرایی روز سمینارتان در نظر دارید میبایست هزینه های آنرا براورد و تیم مناسب برای این امور را انتخاب کنید. همچنین پیش بینی فضای لازم برای پذیرایی که میتواند جنب سالن برگزاری سمینار باشد، یکی از موارد مهم در این زمینه است.
چک کردن صدا و تصویر
قبل از برگزاری سمینار لازم است تا ساعاتی قبل از باز کردن درب های سالن صدا، تصویر، اسلایدها و سایر مسائل مرتبط را برای آخرین بار چک کنید تا همه چیز به خوبی پیش رود و دیگر استرسی از بابت این موضوع وجود نداشته باشد.
مدیریت زمان را در دست داشته باشید
یکی از جمله مهم ترین نکات در بحث برگزاری سمینار، مدیریت زمان است، باید توجه داشته باشید که برای هر مبحثی که قرار است در سمینار ارائه شود چقدر زمان نیاز است و متناسب با همان برای سمینار خود زمان در نظر بگیرید. توجه داشته باشید که مدت زمان پرسش و پاسخ، پذیرایی و همچنین عکس های یادگاری را نیز در این زمان سنجی در نظر بگیرید. معمولاً مدیریت سالن، کنداکتور (یا همان لیست برنامه ریزی) را دو سه روز پیش از برگزاری همایش و سمینار، از شما درخواست خواهد کرد.
مُجری
برای معرفی سخنران، راهنمایی حاضرین به سالن پذیرایی، اعلام برنامه های آتی و همراهی برای دریافت سوالات، و موارد بسیار دیگر، به یک مجری، برای ابتدای سخنرانی به یک قاری، و برای صحبتهایی که توسط ایشان انجام خواهند شد، نیاز به برنامه ریزی دارید. در ضمن لازمست تمام این موارد نیز در کنداکتور و زمانبندی ها لحاظ شوند.
خودتان همه کاره نباشید!
یکی از اشتباه ترین کارهایی که بسیاری از افرادی که قصد برگزاری سمینار را دارند، انجام میدهند، این است که خودشان مدیریت همه امور را بر عهده میگیرند و از تیم های جداگانه برای هر بخش از موارد برگزاری سمینارشان کمک نمیگیرند. این اشتباه در نهایت کیفیت سمینار شمار را پایین خواهد آورد.
شما به عنوان فردی که قصد برگزاری سمینار را دارد میبایست تنها به فکر ارائه خود بر روی صحنه باشید و تمام تمرکز خود را بر روی موضوعات ارائه تان قرار دهید و درگیر استرس حواشی برگزاری سمینارتان نشوید.
اینکه اجاره سالن همایش به کجا رسید؟ تیم صدا و تصویر هماهنگ شده اند یا خیر؟ اسلایدها حاضر شده اند؟ سرانجام پذیرایی از مهمان ها به کجا رسید؟ تبلیغات و اطلاعرسانی ها، اخذ مجوزهای لازم، طراحی و چاپ تراکت و بروشور و پوستر، و هزاران چالشی که ممکن است قبل از روی صحنه رفتن شما به وجود آید تنها بر روی ارائه شما تاثیر خواهد گذاشت و میبایست از آن دوری کنید.
کار را به کاردان بسپارید
از جمله هوشمندانه ترین کارهایی که میتوان در عرصه برگزاری سمینار انجام داد این است که برگزاری سمینار خود را به شرکت های برگزار کننده سمینار بسپارید. این شرکت ها باتوجه به تجربه ای که در این زمینه دارند میتوانند بهترین ها را برای شما رقم بزنند.
همچنین باتوجه به اینکه معمولا این شرکت ها تمام تیم های مورد نیاز برای برگزاری سمینار اعم از تیم صدا و تصویر، تیم محتوا، تیم امنیت و برگزاری و پذیرایی را در کنار سالن های متنوع برای برگزاری سمینار را در اختیار دارند میتوانند به خوبی در زمان شما صرفه جویی کرده و در هزینه های برگزاری نیز کاهش قابل ملاحظه ای ایجاد کنند. و شما در نهایت تنها با یک شخص یا شرکت طرف حساب خواهید بود.
تاکنون تجربه برگزاری سمینار داشته اید؟ چه چالش هایی را در این مسیر تجربه کرده اید؟ آیا به تنهایی همه امور مربوط به برگزاری سمینار را انجام داده اید تا از تیم های مختلف در این امر کمک گرفته اید؟ تجربه خود را با ما در بخش نظرات در میان گذارید.
