اگر قصد دارید تا به زودی همایشی را برگزار کنید و در حال تحقیق در خصوص امکانات لازم برای برگزاری آن هستید، پیشنهاد میکنیم تا انتها با ما در ……… همراه باشید تا در این خصوص اطلاعات بیشتری را در اختیار شما قرار دهیم. برای برگزاری یک سمینار حضوری می بایست از مدتها قبل برنامه ریزی کرد. اما چه امکانات و شرایطی را لازم است فراهم کنیم تا همایش به بهترین شکل ممکن برگزار شود و به اهداف خود از برگزاری آن برسیم؟
مشخص کردن اهداف، نام و زمینه همایش
برای اینکه بتوانید یک سمینار را در بالاترین کیفیت ممکن برگزار کنید، لازم است تا در ابتدا هدف از برگزاری سمینار تان را مشخص کنید، پس از آن زمینه ای که قصد برگزاری سمینار را دارید مشخص کرده و در انتها نام مناسبی برای آن انتخاب نمایید. البته این هدفگذاری میتواند براساس گروه مخاطبینی که در نظر دارید، صورت بگیرد.
بودجه هزینه های برگزاری همایش
یکی از اصلی ترین موارد در تامین امکانات لازم برای برگزاری همایش بحث هزینه های آن است. برای برگزاری هر چه بهتر یک سمینار لازم است تا بودجه ای که برای برگزاری آن در نظر دارید را مشخص کرده و سپس آن را برای هر بخش از هزینه ها بودجه بندی نمایید.
تعیین تاریخ برگزاری همایش
برای اینکه امکانات لازم برای برگزاری همایش را به موقع فراهم کنید لازم است تا از مدتها قبل تاریخ برگزاری همایش خود را تعیین کرده باشید. تعیین تاریخ دقیق برای روز همایش سبب می شود تا شما بتوانید زمان بندی بهتری برای تدارک مسائل جانبی، رزرو سالن، و تبلیغات موثر داشته باشید و بتوانید بهترین امکانات لازم برای برگزاری همایش را تدارک ببینید.
مشخص کردن تعداد مدعوین و مهمانان ویژه
نکته بسیار مهمی که در خصوص برگزاری سمینار می بایست به آن دقت نمود، مشخص نمودن تعداد دقیق مدعوین است. برگزاری سمیناری با 100 شرکت کننده شرایط متفاوتی نسبت به برگزاری سمیناری با 500 شرکت کننده دارد. همچنین لازم است تا پیش از برگزاری آمار دقیقی از مهمانان ویژه سمینار نیز داشته باشید تا بتوانید امکانات لازم برای برگزاری همایش و برای پذیرایی از آنها را نیز تدارک ببینید. باید تمامی امکانات لازم برای برگزاری همایش را در نظر بگیریم.
مشخص کردن روش های ثبت نام شرکت کنندگان
برای اینکه بتوانید به بهترین شکل ممکن امکانات لازم برای برگزاری همایش را به شرکت کنندگان سمینار خود خدمات ارائه نمایید لازم است تا قبل از برگزاری سمینار از علاقه مندان به شرکت در همایش تاون ثبت نام به عمل آورید. این ثبت نام میتواند به روش های مختلفی صورت گیرد اما در حال حاضر به روز ترین روش ثبت نام برای همایش ها، ثبت نام از طریق سایت است. با ثبت نام از طریق سایت این امکان برای شما فراهم میشود تا در لحظه آمار ثبت نام کنندگان را در اختیار داشته و هر زمان که تعداد ثبت نام کنندگان به حد نصاب رسید، بتوانید آن را متوقف نمایید.
رزرو سالن همایش
یکی از اصلی ترین بخش هایی که در خصوص امکانات لازم برای برگزاری همایش می بایست به آن توجه نمود بخش مربوط به رزرو سالن همایش است. با توجه به تعداد شرکت کنندگان و موضوع سمینار می بایست سالن مناسبی را برای برگزاری آن روز نمایید. اقدام پیش دستانه در رزرو سالن به شما امکان میدهد تا گزینه های بهتری در دست داشته باشید.
روش های جذب مخاطب و بازاریابی را بررسی کنید
برای اینکه افراد بیشتری با سمینار شما آشنا شوند و در آن ثبت نام کنند لازم است تا از روش های بازاریابی مختلفی استفاده نمایید. از جمله این روش ها میتوان به تبلیغات کلیکی در وبسایت و همچنین تبلیغات استوری اینستاگرام اشاره کرد. تبلیغات بصورت ارسال پیامک به گروه های هدف،
اطلاع رسانی در سایت ها و رسانه های مورد توجه گروه مخاطبین، از دیگر راه های اطلاع رسانی در این زمینه است. در واقع ابتدا بایستی گروه های هدف را مشخص کرده و سپس رسانه هایی که مورد توجه آنها هستند را بیابید. سپس تبلیغات هدفمند خود را روی این رسانه ها متمرکز کنید تا بیشترین بازده را بدست آورید. نکته ی مهم اینست که نباید فراموش کنیم که تبلیغات باید در بازه های زمانی مناسب در این رسانه ها تکرار شود. لذا در نظر گرفتن بودجه ی مناسب برای بحث تبلیغات از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
حامی مالی جذب کنید
با توجه به اینکه برگزاری سمینار هزینه های بالایی دارد، معمولا بسیاری از برگزار کنندگان تصمیم میگیرند تا برای جبران بخشی از هزینه های برگزاری سمینار از حامیان مالی کمک بگیرند. شما نیز میتوانید در ازای معرفی کسب و کارهای مرتبط با موضوع سمینار تان، از آنها هزینه هایی را دریافت کنید.
طراحی و چاپ امور تبلیغاتی
یکی از بخش های مربوط به امکانات لازم برای برگزاری همایش ، موارد مربوط به طراحی و چاپ امور تبلیغاتی مانند طراحی بنرهای الکترونیکی، طراحی و چاپ کارت ورود حضار، طراحی و چاپ بنر و استندهای محیطی برای نصب در سالن برگزاری همایش، طراحی و چاپ بروشور و کاتالوگ است که میبایست برای آنها نیز از روزها قبل از برگزاری سمینار تان برنامه ریزی داشته باشید.
خبرنگاران و خبرگزاری ها را هماهنگ کنید
اگر مایلید تا همایش شما توسط خبرگزاری ها نیز پوشش خبری داده شود لازم است تا با یک یا چند خبرگزاری و خبرنگار هماهنگ کنید تا در روز سمینار تان در محل برگزاری همایش حضور داشته باشند.
تعیین مجریان و ترتیب بندی بخش های سمینار
هر سمینار میبایست یک مجری داشته باشد. برای این منظور می بایست حتما شخصی باتجربه در عرصه مجری گری و مدیریت همایش را استخدام نمایید. همچنین برای اینکه نظم بیشتری به برگزاری سمینار خود ببخشید لازم است تا زمان برگزاری سمینار خود را به چند بخش تقسیم بندی کنید تا هر بخش در زمان مناسب خود اجرا شود. این فواصل میتواند به استراحت سخنران و همچنین فرصتی برای پذیرایی و نیز گفتگوهای حاضرین ضمن پذیرایی، کمک کند. جالب است بدانید که بسیاری از اشکالات در فواصل بین قسمت های سمینار بازنگری شده و برطرف میشوند. مجری میتواند در راهنمایی حضار در بین این قسمت ها مشارکت موثری داشته و سرفصل عناوین هر بخش را به اطلاع ایشان برساند. این موارد جزو اصلی ترین امکانات لازم برای برگزاری همایش است.
تهیه پاورپوینت ارائه محتوا
پس از تعیین موضوع، روز و بخش های مختلف سمینار تان، لازم است تا محتوای سمینار را در قالب پاورپوینت آماده نمایید. مطمئنا هر چه از عناصر محتوایی و بصری در پاورپوینت خود استفاده بهینه تری داشته باشید، توجه و تمرکز حضار بیشتر شده و در نتیجه بازدهی سمینار و آنچه افراد شرکت کننده از شرکت در آن می آموزند نیز افزایش می یابد.
رزرو تیم نورپردازی، صدا و تصویر
اگر مایلید تا سمیناری بدون مشکل را برگزار کنید می بایست از تیم های حرفه ای در زمینه نورپردازی، صدا و تصویر کمک بگیرید. هر چه نور سالن مناسب تر، صدای سخنران رساتر و بدون قطع و وصلی و کیفیت ویدیو ضبط شده از سمینار بالاتر باشد مطمئنا کیفیت برگزاری سمینار تان نیز افزایش خواهد یافت.
برای پذیرایی برنامه ریزی کنید
یکی از بخش های تاثیر گذار بر روی کیفیت برگزاری سمینار، بخش مربوط به پذیرایی از حضار است. در این زمان است که افراد با صمیمیت بیشتری دور هم جمع می شوند، با هم به گفت و گو تبادل نظر می پردازند. توجه داشته باشید که حتما برنامه ویژه ای در امکانات لازم برای برگزاری همایش ، برای بخش پذیرایی سمینار خود داشته باشید. زمان مناسبی برای آن در نظر بگیرید و فضای کافی در کنار پذیرایی تدارک ببینید تا حاضرین بتوانند گفتگوهای سازنده و هم افزایی داشته باشند.
در نظر گرفتن هدایا و یادبود و اختتامیه
بسیاری از برگزار کنندگان سمینارها برای حضار شرکت کننده در سمینار هدایا و یادبودهایی را در نظر میگیرند. در صورتی که شما نیز مایلید تا برای شرکت کنندگان و یا میهمانان مدعو، هدایایی را در نظر بگیرید پیشنهاد میکنیم تا از قبل، در خصوص هزینه خرید آن برنامه ریزی داشته باشید. به طور معمول در آخر مراسم و در زمان اختتامیه این هدایا به شرکت کنندگان ارائه می شود. مواردی همچون لوح تقدیر، برگه های تخفیف و یا گواهینامه هایی مبنی بر حضور افراد در این همایش نیز در همین دسته بندی قرار میگیرند.
