مراحل و توصیه های اساسی برای برگزاری کارگاه

ورکشاپ های آموزشی این روزها در تمامی زمینه ها و بسیار زیاد برگزار می شوند. با این اوصاف، اگر بخواهیم کارگاه ما از بقیه متفاوت باشد و بخواهیم یک کارگاه آموزشی درجه یک و متمایز برگزار کنیم باید به چه نکاتی توجه کنیم؟ علاوه بر آن، یک ورکشاپ آموزشی اصلا چه فازهایی دارد؟ در این مقاله به تمامی توصیه های برگزاری کارگاه می پردازیم. با ما همراه باشید.

مراحل و فازهای برگزاری کارگاه 

به شکل کلی می توان سه فاز اصلی برای برگزاری کارگاه آموزشی موفق در نظر گرفت. البته این توصیه های برگزاری کارگاه های نیکاوند است.  فاز اول که پیش از برگزاری کارگاه است؛ در این فاز، طرح اصلی ورکشاپ، تعیین مقیاس، تعیین هزینه و جزییات مربوط به برگزاری و موارد اینچنینی مشخص می‌شود. فاز دوم، برگزاری ورکشاپ است. در این مرحله که مجموعه فعالیت های حین برگزاری کارگاه آموزشی را شامل می‌شود، تمامی کارهای اصلی مانند جلسات معارفه، ارائه جدول زمانبندی و در نهایت خود اجرا و جمع بندی ورکشاپ انجام می شود. شاید عجیب باشد، اما فاز نهایی پس از برگزاری کارگاه است. این مرحله معمولا توسط بسیاری از برگزارکنندگان مورد کم لطفی یا غفلت واقع می‌شود؛ با این حال موارد مهمی در این مرحله جای می گیرند. از جمله: تهیه گزارش، جمع آوری داده ها، گرفتن بازخورد و بسیاری موارد دیگر. در صورتی که چک لیست این مراحل و آیتم های هر کدام را می خواهید، کافیست به مقاله صفر تا صد برگزاری کارگاه مراجعه کنید.

توصیه های برگزاری ورکشاپ – فاز اول: برنامه ریزی 

حال میرسیم به توصیه های برگزاری کارگاه که واقعا می توانند در موفقیت کارگاه شما تاثیرگذار باشند:

• اهدافتان را مشخص کنید 

چرا؟ به خاطر این که کسی که به شما مراجعه می کند مجموعه ای از نیازها، مسئله ها و مشکلات، و فرصت های بالقوه را به همراه دارد؛ و لازم است شما این کار را در زمانی بسیار محدود انجام دهید. جریان کارگاه را با پاسخ به سوالهای مناسب و اهداف مهم پیش ببرید تا بهترین استفاده را از زمان ورکشاپ داشته باشید.

چطور؟ از خودتان یا تیمتان چند سوال را بپرسید:

• هدف ورکشاپ برای شرکت کنندگان چیست؟

• هدف از برگزاری این ورکشاپ برای شما یا گروهتان چیست؟

• خروجی این کارگاه چیست؟

دانسته های شرکت کنندگان پس از برگزاری این ورکشاپ چه خواهد بود؟

• فرمت درست را انتخاب کنید 

چرا؟
شما می توانید یک ورکشاپ را به شکل حضوری، آنلاین یا ترکیبی از این دو برگزار کنید. انتخاب فرمت کارگاه مستقیما روی ساختار و خروجی آن تاثیر می گذارد. دانستن زمان و بودجه، هدف ورکشاپ، و نیازها و توانایی های شرکت کنندگان می تواند در پاسخ به این مسئله به شما کمک کند.

چطور؟
نحوه سنتی برگزاری کارگاه آموزشی به شکل حضوری است. در صورتی که تمرکز شما روی تشکیل تیم، ایجاد روابط، یا فهم عمقی نیازهاست، این نوع از برگزاری را به شما پیشنهاد می کنیم.این جزو مهم ترین توصیه های برگزاری کارگاه است.

بزرگترین مزیت این نوع ورکشاپ انرژی ایست که میان افراد داخل محل برگزاری بوجود می آید. اما مشکل اصلی این نوع برگزاری هزینه و زمان اضافی ایست که صرف می شود. با این حال در صورتی که افراد حاضر یا اقلا مهم ترین افراد تیم، تجربه ورکشاپ و دانش کافی داشته باشند، می‌توان به حل مسائل و رسیدن به نتیجه از طریق آنلاین و ویدیوکال دست پیدا کرد. مهمترین مزیت ورکشاپ های مجازی سرعت و راحتی است.

مشکل اصلی این نوع برگزاری عدم راحتی کار کردن با آن توسط افراد مسن تر، و عدم ایجاد روحیه تیمی ایست که در ورکشاپ حضوری وجود دارد. ترکیب این دو روش در صورتی که توانایی برگزاری آن را داشته باشید، میتواند بهترین گزینه ممکن باشد.

• همه چیز را زمانبندی کنید 

چرا؟
به خاطر این که زمانبندی ورکشاپ شامل دو بخش می شود. یکی قبل از ورکشاپ و یکی در زمان برگزاری. شما باید با برنامه ریزی و مدیریت زمان، مطمئن شوید که همه جزییات در نظر گرفته شده و حتی کمی زمان اضافه برای موارد غیرمترقبه کنار بگذارید. در زمان برگزاری اما، مهم است که اطمینان حاصل کنید که هر بحث بیهوده ای سریعا تمام شود و شرکت کنندگان روی مهمترین نکات و خروجی ها تمرکز کنند.

چطور؟
هنگام برنامه ریزی، زمان مورد نیاز برای هر چیزی از  کارهای اصلی حین کارگاه، تا زمان استراحت و … را در نظر بگیرید و حتما زمانبندی را کمی باز انجام دهید تا در صورت اتفاقات غیرمنتظره امکان حل کردن موضوع را داشته باشید. در صورتی که در طرح زمانبندی خود، زمان کافی برای بعضی موارد را در نظر نگرفته بودید یا به شکل کلی در ورکشاپ به یکسری کارها نرسیدید، حتما پس از برگزاری مشکل را آنالیز کنید تا دیگر تکرار نشود. همچنین در زمان برگزاری می توانید برای هر بخش ساعت تنظیم کنید و به شرکت کنندگان هم بگویید؛ باید در رابطه با این زمانبندی جدی باشید. البته در صورتی که یک نفر بخواهد موضوعی مهم یا مفید را بیان کند، کمی زمان دادن به آنها مشکلی پیش نخواهد آورد.

توصیه های برگزاری ورکشاپ – فاز دوم: حین برگزاری ورکشاپ 

مهم ترین مرحله، همین برگزاری و اجرای یک کارگاه است. نکاتی که در ادامه می آیند می توانند به ارتقاء  کیفیت آن کمک کنند:

• یک چک لیست خوب داشته باشید 

چرا؟
به این خاطر که با وجود تمام کارهایی که باید انجام دهید، ممکن است یکی دو مورد را از قلم بیاندازید. چک لیست از این موضوع جلوگیری می کند.

چطور؟
می توانید از یک فایل اکسل ساده یا یک تمپلیت ساده Google Docs استفاده کنید.

• قوانین را مشخص کنید 

چرا؟
قوانین به کارها و نحوه همکاری شما طی ورکشاپ چارچوب می بخشند. ضمنا اگر یکی از شرکت کنندگان از کلیت چارچوب تخطی کند، نظم بخشی به او طبق یک سری قوانین مشخص خیلی راحت تر است.
چگونه؟
تمام قوانین را پیش از ورکشاپ بنویسید. آنها را در جایی قرار دهید که همه به راحتی ببینند. آنها را مشخصا و بلند برای همه بخوانید.

• راجع به طول مدت کارگاه فکر کنید – کمتر ، بهتر است! (معمولا) 

چرا؟
ورکشاپ ها معمولا بیش از حدی که باید طول بکشند به طول می انجامند. بنابراین حذف کردن بعضی بخش های غیرضروری می تواند کمک کننده باشد. همچنین می توان زمان کارگاه را پخش کرد و طی چند روز آن را برگزار کرد – البته در صورتی که زمان کلی کارگاه واقعا زیاد باشد. و البته، در اینصورت شرکت کننده ها نیز برای فکر کردن به مطالب جلسه قبلی فرصت خواهند داشت و این باعث ارتقاء نتایج و بازخوردها می شود.

توصیه های برگزاری ورکشاپ – فاز آخر: پس از برگزاری 

همانطور که گفتیم بسیاری افراد از این مرحله صرف نظر و یا غفلت می کنند. بنابراین، رعایت نکاتی که در ادامه می آید کمک می کند ورکشاپ شما از بقیه بهتر باشد:

• تمامی موارد را مستندسازی کنید 

چرا؟
مستندسازی اتفاقاتی که در ورکشاپ افتاده، به همراه محتوا و داده ها، به شما کمک می کند ساختار و موارد دیگر مربوط به کارگاه را پیشرفت دهید. همچنین عکس ها و ویدیوها می توانند حس خوبی را از ورکشاپ شما به بقیه افراد منتقل کنند.

چگونه؟
کاری ندارد. فقط عکس تهیه کنید و مشاهدات و اطلاعاتتان را نیز یادداشت کنید. شاید بزرگترین مانع برای شما خستگی پس از برگزاری ورکشاپ و به تعویق انداختن این کار باشد.

• بازخورد بگیرید 

چرا؟
شما می خواهید بهتر و بهتر شوید. و در صورتی که مشکلی وجود داشته باشد، باید از آن مطلع شوید و آن را اصلاح کنید.

چگونه؟
می توانید از پرسشنامه های استاندارد در این زمینه استفاده کنید. همچنین بازخورد خودتان و اعضای تیمتان نیز می تواند کمک کننده باشد. آیا به هدفی که از برگزاری ورکشاپ داشتید دست پیدا کردید؟ آیا مراحل بعدی مشخص هستند؟ در رابطه با این سوالات و سوالات مهم دیگر بحث کنید و به یک پاسخ واقعی دست پیدا کنید.

• ارزیابی و پیشرفت کنید 

چرا؟
ورکشاپی که شما برگزار می کنید در واقع یک محصول به شمار می رود. یک کارگاه نیاز به پیشرفت و بهینه سازی دارد.

چگونه؟
ارزیابی کنید، تغییرات اعمال و ایجاد کنید، و در نهایت خروجی ها را دوباره ارزیابی کنید.

سخن پایانی 

امیدواریم از این مقاله استفاده کرده باشید. در صورتی که می خواهید کارگاه شما به بهترین شکل برگزار شود و بهترین خروجی را داشته باشید، می توانید با تیم نیکاوند در تماس باشید. می توانید این کار را از بخش «کامنت ها» و یا از طریق بخش «تماس با ما» انجام دهید.