خیلی مواقع با سیستمهای نرم افزاری مواجه میشویم که بعضاَ حتی برای سازمانهای بزرگ با پرسنل زیاد و یا فرایندهای پیچیده پیاده سازی شده اند. بهای اولیه راه اندازی آنها و زمان اولیه بسیار کم و به صرفه بوده، ولی به محض اینکه فرایندهای موجود اندکی تغییر می کنند، به روز رسانی های حداقلی برای پوشش این تغییرات، مستلزم صرف زمان و هزینه ی زیادی میشود.
غالباَ وقتی برای این سیستمها، سراغ مستندات تحلیل و یا ساختار پیاده سازی ها میگردیم، چیزی وجود ندارد. یا آنچه هست برای رفع تکلیف ایجاد شده و کمکی به هیچ تیم پیاده سازی (جدید یا حتی همان تیم قبلی) نمی کند.
برگردیم کمی عقب تر. فرض کنید قرار باشد برای خرید یک نرم افزار اقدام کنیم. مثلاَ بعنوان مدیر بخش فروش یا منابع انسانی یا حتی مدیرعامل، به این نتیجه رسیده اید که وجود یک نرم افزار میتواند به تسهیل تراکنشها و ثبت اطلاعات سازمان شما کمک کند. سازمان هم تابحال بدون هیچ سیستم نرم افزاری ای داشته کارهایش را با موفقیت انجام می داده. پس به نظر میرسد تنها کاری که باید بکنیم، خرید یک نرم افزار و راه اندازی آن باشد. نه؟
واقعیت اینست که کار به این سادگی ها هم نیست. چرا؟ چون فروشنده (که ممکن است مدیر فروش یک شرکت نرم افزاری باشد، یا حتی فروشنده ی نرم افزارهای پکیج) شغلش اقتضاء میکند که کالایش را بفروشد. دغدغه اش این نیست که شما از آن محصول چگونه و با چه میزان مطلوبیت و راحتی، استفاده خواهید کرد. بنابرین تا میگوییم که «یک نرم افزار ورود و خروج کالا به انبار» مورد نیازمان است، در لیست کالاهای موجودش به دنبال ابزارهای مناسب این عنوان میگردد و اغلب هم گرانترینش را به شما پیشنهاد میدهد. شما هم اگر مسيول فروش بودید، همین کار را میکردید. بعد ممکن است سراغ قیمتهای پایینتر را بگیرید و فروشنده احتمالاَ ممکن است یک ابزار با بهای کمتر را پیشنهاد بدهد، یا روی همان محصول قبلی به چانه زنی روی آپشن های نرم افزار و تخفیف های ممکن در پشتیبانی و … بپردازد.
راه اندازی یک سیستم نرم افزاری و جاری سازی آن در سازمان هم مثل هر پروژه ی دیگری، مستلزم برنامه ریزی اولیه و تهیه نقشه ی راه است. همانطور که ایجاد یک راه شوسه ی جدید، احداث یک خط آهن، یا بنای یک ساختمان، نیازمند یک نقشه ی اولیه هستند، برای راه اندازی یک سیستم نرم افزاری هم باید یک نقشه ی راه تدوین کرد. اولین قدم برای تدوین این نقشه ی راه، شناسایی چالشهای فرایندی است. به بیان ساده تر، ابتدا باید روی یک برگ کاغذ، مستقل از هر نوع سیستمی بتوانید فرایند مطلوب خود را ترسیم کنید. طوری که یک شخص نا آشنا به فرایندهای سازمان شما نیز بتواند آنرا به خوبی درک کند. به این ترتیب بسیاری از مواردی که ممکن است از نظر شما بدیهی باشند، با جزئیات کافی توصیف شده و ابهامات آنها برطرف خواهد شد.
تعجب خواهید کرد وقتی ببینید که ترسیم ساده ترین فرایندهای سازمان نیز، مستلزم صرف وقت و انرژی زیاد برای شما خواهند بود.
اما بعنوان یک قاعده ی کلی این را بپذیرید که این صرف وقت و انرژی برای طراحی در ابتدای پروژه، جلوی اتلاف وقت، انرژی و هزینه های بسیاری را در آینده خواهد گرفت.
