صفر تا صد برگزاری نمایشگاه

قصد برگزاری نمایشگاه در سال جاری دارید؟

به دنبال افزایش بازدهی از نمایشگاهی که پیش رو دارید هستید؟ مایلید تا اطلاعات بیشتری قبل از اقدام برای برگزاری نمایشگاه خود به دست آورید؟ تا انتها با ما در …… همراه باشید تا پاسخ تمام این سوالات خود را دریافت کنید.

بر کسی پوشیده نیست که با وجود گسترش اینترنت و استفاده از موبایل و سیستم های کامپیوتری و سایت های اینترنتی، دسترسی کاربران به محتوا و محصولاتی که مد نظر دارند راحت تر شده است. دنیای اینترنت هر چقدر هم که گسترش پیدا کند اما باز هم هیچ چیز جای خرید حضوری و لمس کالا توسط خریدار را نخواهد گرفت.

با توجه به این موضوع شرکت های تولید کننده و وارد کننده همه ساله در تلاش هستند تا با شرکت در نمایشگاه های مختلف در زمینه های کاری شان خود را بیش از پیش در معرض دید مشتریانشان قرار دهند و با ارائه محصولاتشان به آنها فروش خود را افزایش دهند.

اگر قصد دارید تا به زودی نمایشگاهی در زمینه کاری خود برگزار کنید این مقاله برای شماست تا بتوانید با دید بازتری نسبت به این کار اقدام نمایید.

هدفتان از برگزاری نمایشگاه مشخص کنید

برای اینکه بتوانید در انتها براورد درستی از نتایج به دست آمده از نمایشگاهی که در آن شرکت کردید به دست آورید لازم است تا پیش از برگزاری نمایشگاه نسبت به برنامه ریزی و تعیین اهداف شرکت در آن اقدام کنید.

روش SMART بهترین روشی است که میتوانید در راستای تعیین اهداف برگزاری نمایشگاه از آن استفاده نمایید.

Sensible: تعیین هدف معقول، روشن و شفاف

Measurable: هدف قابل اندازه گیری باشد

Attainable: واقع بینی در انتخاب هدف داشته باشید

Realistic: بر اساس توانایی و امکاناتتان اهداف را تعیین کنید

Time bound: برای هدف زمانبندی و محدودیت زمانی مشخصی داشته باشید

در ادامه لازم است تا سوالات زیر را برای تصمیم گیری بهتر در خصوص برگزاری نمایشگاه پاسخ دهید.

به چند متر فضا برای برگزاری نمایشگاه نیاز دارید؟
مخاطبین نمایشگاهی که قصد برگزاری آن را دارید چه اشخاص و یا شرکت هایی هستند؟
شرکت در نمایشگاهی که قصد برگزاری آن را دارید چه دستاوردهایی خواهد داشت؟
چه تعداد از افراد را نیاز دارید؟
برای چه مدت زمانی نمایشگاه دایر خواهد بود؟
چند درصد از چشم اندازهایی که تعریف کرده اید امکان پذیر نیست؟

با پاسخ به این سوالات میتوانید هدفتان از برگزاری نمایشگاه را بیش از پیش بهتر و دقیق تر مشخص کنید. برای آنکه دید بهتری به موضوع داشته باشید پیشنهاد میکنیم اهداف و برنامه های خود برای برگزاری نمایشگاه را بر روی کاغذ بنویسید. بدین صورت می توانید بر روی جزئیات برگزاری نمایشگاه متمرکز شوید و در نهایت نمایشگاه بی نظیری را برگزار کنید.

انواع نمایشگاه ها

در حال حاضر تمامی نمایشگاه هایی که در سراسر دنیا برگزار می شوند در سه دسته قرار میگیرند که در ادامه به معرفی هر یک از آنها خواهیم پرداخت.

نمایشگاه عمومی

این دسته از نمایشگاه ها برای معرفی کالاهای مصرفی، واسطه و سرمایه ای، و خدمات و تکنولوژی برگزار می شوند. در این نوع از نمایشگاه انواع تولیدکنندگان کالا و خدمات حضور داشته و به ارائه محصولات و خدمات خود می پردازند.

نمایشگاه تخصصی

کالاهای خاص نیازمند نمایشگاه خاص و منحصر به فردی نیز هستند. برای این قبیل کالاها نمایشگاه های تخصصی برگزار می شود. نمایشگاه های تخصصی بیشتر به منظور معرفی کالاهای خاص به مصرف کنندگان خاص به قصد افزایش فروش و ایجاد روابط کاری با تولید کنندگان و کسب و کارهای بالادستی و یا زنجیره تامین برگزار می شوند. به طور خلاصه میتوان گفت نمایشگاه های تخصصی بیشتر به منظور جلب مخاطب B2B هستند. در حال حاضر بسیاری از کشورها به سمت برگزاری نمایشگاه های تخصصی روی آورده اند و دیگر نمایشگاه های عمومی به طور گسترده برگزار نمی شود.

نمایشگاه اکسپو

در نمایشگاه اکسپو شاهد ارائه ایده ها، تکنولوژی های جدید و همچنین نمایش توانمندی ها هستیم. در بسیاری از کشورهای اروپایی نمایشگاه های اکسپو به طور منظم و همه ساله برگزار می شود و در آن شرکت ها به ارائه ایده ها و تکنولوژی هایی که اخیرا به آن دست یافته اند می پردازند. مخاطب این نمایشگاه ها بیشتر حاکمیت های کشورهای مختلف هستند. به عبارتی نمایشگاه های اکسپو، اغلب با هدف گسترش روابط کسب و کار B2G برنامه ریزی میشوند.

نمایشگاه عرضه مستقیم

هر زمان که در بازار التهابی به وجود آید نمایشگاه های عرضه مستقیم کالاهای خاصی که در بازار کمیاب شده اند برگزار می شود. هدف از برگزاری این نمایشگاه های موردی، کنترل موقت بازار است.

محل برگزاری نمایشگاه

برای برگزاری یک نمایشگاه بی نظیر لازم است تا هم به فضای بسته نمایشگاه فکر کنید و هم به فضای باز آن. هر یک از این فضاها مزایا و معایب خاص خود را دارند که می بایست متناسب با موضوع نمایشگاهی که قصد برگزاری آن را دارید و همچنین فصل برگزاری نمایشگاه مربوطه در خصوص آن فکر کنید.

میزان راحتی دسترسی عمومی به محل برگزاری نمایشگاه، وجود پایگاه های حمل و نقل عمومی، وجود پارکینگ در نزدیک محل برگزاری، بزرگراه ها، نزدیکی محل برگزاری به مراکز خرید، مراکز تفریحی و هنری، پارک ها و… از جمله مسائلی است که در زمان انتخاب محل برگزاری نمایشگاه می بایست به آن توجه نمود.

از جمله محل هایی که میتوانید نمایشگاه خود را در آنها برگزار کنید میتوان به بازار، فرودگاه، ایستگاه های مترو، پارک های عمومی، سالن های ورزشی و نمایشگاه بین المللی اشاره نمود.

محتوایی که در بازه نمایشگاه قرار است ارائه کنید را آماده کنید

یکی از نکاتی که کمتر کسی به آن توجه میکند این است که در بازه زمانی برگزاری نمایشگاه شما فرصت بسیار کمی دارید تا بتوانید نظر افراد شرکت کننده در نمایشگاه را به سمت غرفه خود جلب کنید، از این رو باید در کوتاه ترین زمان بیشترین اطلاعات را در اختیار مشتریان قرار دهید. از جمله مهمترین اطلاعاتی که بایستی در اختیار مشتریان قرار گیرد میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

– نام شرکت شما و نوع فعالیت شرکت/شخص شما، و اینکه در چه حوزه ای فعالیت دارید

– محصول یا خدماتی که ارائه می کنید چیست و چه کاری انجام میدهد

– شعار شرکت شما چیست و چطور میتوانید به مشتریانتان کمک کنید

– از گرافیک های روشن و قوی استفاده کنید

– از تصاویر، گرافیک ها و فیلم ها برای جلب توجه بیشتر استفاده کنید

محصولات هدف خود را مشخص کنید

یکی دیگر از مشکلاتی که بسیاری از شرکت هایی که قصد حضور در نمایشگاه را دارند با آن رو به رو هستند این است که هدف خود را ارائه کلیه محصولاتشان در بازه زمانی نمایشگاه قرار میدهند، این در حالی است که این حرکت و هدف کاملا اشتباه است و می بایست تعداد خاصی از محصولات را برای معرفی عمیق و دقیق به مشتریان در بازه نمایشگاه در نظر گرفت. در صورتی که نمی دانید کدام یک از محصولاتتان را می بایست در روزهای نمایشگاه ارائه نمایید، راهنمای زیر میتواند در انتخاب آنها به شما کمک کند.

محصولات جدید را برجسته کنید و از آنها در ورودی نمایشگاه و یا محل های پر رفت و آمد استفاده کنید.
محصولات پرفروش را در مناطق پر رفت و آمد قرار دهید و برای جلب توجه بیشتر از علائم، رنگ ها، نورها و صداها استفاده نمایید.

چه مقدار فضا نیاز دارید؟

برای اینکه بتوانید یک غرفه مناسب در نمایشگاه پیش رو رزو کنید لازم است تا به نکات مختلفی توجه داشته باشید. از جمله این موارد میتوان به بودجه، محصولاتی که قرار است در نمایشگاه ارائه نمایید، اهدافی که در رابطه با شرکت در نمایشگاه دنبال می کنید، فضای نمایشگاه و تعداد پرسنل مورد نیازتان اشاره نمود که همگی بر روی متراژ و موقعیت غرفه شما تاثیر گذار خواهد بود. نکته ای که در این خصوص باید به آن توجه داشته باشید این است که اندازه غرفه در نتیجه ای که در پایان نمایشگاه دریافت میکنید تاثیر گذار است.

طبق استانداردهای موجود، در صورتی که نمایشگاهی که قصد شرکت در آنرا دارید مربوط به ارائه کالاهای فیزیکی است، میبایست تنها 30 درصد از فضای غرفه شما به محصولاتتان اختصاص یابد و 70 درصد مابقی به غرفه داران و بازدید کنندگان اختصاص داده شود.

به طور مثال اگر غرفه ای به متراژ 10 متر مربع در اختیار دارید 3 متر از آن به محصولات اختصاص خواهد یافت. حال در 7 متر باقی مانده می بایست تنها 2 فروشنده حضور داشته باشند زیرا با اضافه شدن 1 الی 2 بازدید کننده فضای غرفه شما به طور کامل پر خواهد شد.

مرتب بودن شرط اصلی جذب مشتری است!

توجه به این نکته بسیار لازم و ضروری است که تمیزی و مرتب بودن غرفه باعث می شود تا بازدید کنندگان رغبت بیشتری به بازدید از غرفه شما داشته باشند. تنها 3 ثانیه زمان دارید تا بازدید کننده از غرفه شما عبور کرده و به غرفه دیگری که در فاصله یک متری شما قرار دارد برود. در صورتی که غرفه شما شلوغ و شلخته باشد هیچ بازدید کننده ای تمایل به حضور در غرفه شما نخواهد داشت. این در حالی است که اگر غرفه شما نظر بازدید کننده را جلب کند، 8 ثانیه زمان خواهید داشت تا او را متقاعد کنید که پیش از عبور از غرفه شما، به آن توجه کند. این ثانیه ها همان زمان های طلایی هستند که بازدید کننده را به مشتری شما تبدیل میکنند!

امکانات غرفه نمایشگاهی

یکی از اصلی ترین نکات در خصوص برگزاری نمایشگاه این است که هر چه غرفه شما شیک تر و ویترین و سکوهای موجود در غرفه شما با دیزاینی حرفه ای تر چیده شده باشند نظر بازدید کنندگان بیشتری را به خود جلب خواهد نمود. مطمئنا هر چه توجهات بیشتری را به سمت غرفه خود جلب نمایید در نهایت مشتریان بیشتری خواهید داشت.

پرسنلی که برای گفت و گو با مخاطبین در نظر میگیرید نقش بسزایی در افزایش نرخ تبدیل شما خواهند داشت. در صورتی که به دنبال مشتریان خارجی هستید لازم است تا حداقل یک نیروی مسلط به زبان انگلیسی برای برقراری ارتباط با این دست از افراد نیز در غرفه شما حضور داشته باشد. پوشش مناسب و برخورد صحیح و اصولی در کنار ارائه اطلاعات کامل محصول به مشتریان سبب افزایش فروش شما خواهد شد.

برای زیبایی بیشتر غرفه میتوانید از گل آرایی نیز استفاده کنید. تنوع در رنگ و طرح غرفه شما نسبت به سایر غرفه ها نیز میتواند از عوامل جذب مشتری به سمت غرفه شما باشد.

شروع اقدامات ساخت غرفه

برای اینکه در یک نمایشگاه غرفه ای را در اختیار داشته باشید می بایست متناسب با فضایی که در نمایشگاه به شما اختصاص داده شده است غرفه ای را طراحی کرده و بسازید. برای این منظور میتوانید از شرکت های غرفه سازی کمک بگیرید.

این شرکت ها با ارائه طرح ها و ایده های مختلف میتوانند بهترین غرفه را با توجه به مساحتی که شما در اختیار دارید بسازند. همچنین توجه داشته باشید که تعیین زمان شروع و پایان طراحی و ساخت غرفه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و حتما میبایست تا روز قبل از برگزاری نمایشگاه غرفه شما آماده و تحویل شما شده باشد تا بتوانید وسایل و دیزاین مورد نظر خود را در آن پیاده کنید.

بودجه خود را تعیین کنید

برگزاری نمایشگاه هزینه های بسیار زیادی دارد، برای اینکه بتوانید از پس هزینه های شرکت در نمایشگاه برآیید لازم است تا پیش از شرکت در نمایشگاه لیستی از موارد هزینه بر را یادداشت کرده و میزان بودجه ای که برای هر بخش در نظر گرفته اید را مشخص نمایید. از جمله مواردی که برای شما هزینه محسوب می شوند عبارت اند از:

اجاره غرفه
طراحی و ساخت غرفه
تهیه و طراحی و چاپ محصولات گرافیکی از جمله استند و کاتالوگ و بروشور ها
مبلمان و اجاره آن
تهیه محصولات برای نمایش در غرفه
حمل و نقل و ذخیره سازی
باربری و تخلیه
برق
اجاره باند و سیستم صوتی
طراحی و نورپردازی
اینترنت همراه در غرفه (در صورت لزوم به ارائه)
فیلمبرداری و عکاسی
اجاره تلویزیون
تلفن
موکت
نظافت
امنیت
بیمه
کامپیوتر و پرینتر
گل آرایی
دستمزد پرسنل
نصب راهنما در ورودی نمایشگاه
تبلیغات قبل نمایشگاه
تبلیغات فضای مجازی
تبلیغات روزهای برگزاری نمایشگاه
بلیط هواپیما/قطار/ اتوبوس
هتل
وعده های غذایی
پذیرایی و سرگرمی مشتریان

انتخاب و ارزیابی کارکنان نمایشگاه

برای 3 الی 4 روزی که نمایشگاه در حال برگزاری است تمام شرکت کنندگان تلاش می کنند تا خبره ترین فروشندگان و پرسنل خود را به کار گیرند تا نرخ تبدیل خود را افزایش دهند. نمایشگاه جایی برای آموزش فروش به کارآموزان نیست، بلکه روز نتیجه گیری است. برای اینکه بدانید کدام یک از پرسنل خود را می بایست در روزهای نمایشگاه با خود همراه کنید می بایست به نکات زیر دقت کنید:

کارکنانی که به مخاطبین علاقه مند باشند
شخصیت خوبی داشته و در مهارت های مذاکره عالی باشند
از نظر فنی در سطح بالایی قرار داشته و نسب به محصول/ خدماتی که عرضه میشود کاملاَ آگاه باشند
برقراری ارتباط با مخاطبین برای آنها ساده باشد
با استراتژی های بازاریابی شرکت آشنا باشند
به موقع در محل کار حاضر شوند
به زمان مشتری ارزش گذاشته و از کمترین زمان برای ارائه مفیدترین اطلاعات استفاده کنند
موارد مد نظر مخاطبین را پیگیری نمایند
در تیم خود از ترکیب سنین و جنسیت های مختلف استفاده کنید

اهدافی که برای برگزاری نمایشگاه در نظر گرفته می شود غالبا شامل موارد زیر است :

جذب مشتریان جدید
ارائه خدمات به مشتریان قدیمی در قالب نمایشگاه داخلی و خارجی
توسعه مبادلات کالا و خدمات، و اخذ سفارش های بزرگ
ایجاد رقابت سالم بین واحدهای گوناگون تولیدی، صنعتی و تجاری در نمایشگاه های تخصصی
ایجاد تصویری مناسب از برند و محصولات تولیدی آن
آزمایش واکنش بازار به محصولات جدید
افزایش روحیه کارکنان و خریداران پیشین
گردآوری اطلاعات رقبا
مبادله اطلاعات گوناگون تجاری
ایجاد ارتباط با مشتریان بالقوه
جذب مشتریان خارجی
معرفی کالاها و خدمات جدید
آشنایی با آخرین شیوه های بازاریابی و عرضه کالا
ایجاد فرصت برای مشتریان تا مسائل و مشکلات خود را مطرح و راهکار آنرا دریافت کنند
کسب ایده و پیشنهاد جدید از سمت مشتریان و بازدیدکنندگان
پذیرش نمایندگی جدید
ایجاد ارتباطات کاری هم رده، بالادستی، پایین دستی، یا دولتی

پس از برگزاری نمایشگاه چه کنیم؟

پس از پایان نمایشگاه تازه کار اصلی شما شروع می شود. درست است که پس از اتمام نمایشگاه خسته اید و مایلید تا مدتی را به استراحت بپردازید اما حالا می بایست پیگیری هایی که در طول بازه نمایشگاه قول آنها را به شرکت کنندگان داده اید را انجام دهید. از جمله کارهایی که میتوانید پس از اتمام نمایشگاه ها انجام دهید و بازخورد آن را برای مجموعه خود ببینید می توان به موارد زیر اشاره نمود.