برای برگزاری موفق یک کارگاه آموزشی، رویداد علمی یا حرفه‌ای، اخذ مجوز رسمی از مراجع ذی‌ربط اولین گام ضروری است. این راهنما شما را همراهی می‌کند تا با مراحل اخذ مجوز برگزاری کنفرانس، جزئیات مجوز وزارت علوم کنفرانس و شرایط برگزاری کنفرانس آشنا شوید، سپس مجوز برگزاری کنگره و جلسات بزرگ را بررسی کرده و در نهایت به مراحل و مدارک لازم برای دریافت مجوز همایش می‌پردازد.
مراحل اخذ مجوز کنفرانس
- تعیین دبیر علمی از اعضای هیئت علمی و تشکیل کمیته اجرایی
- تهیه و تنظیم طرح کلی شامل موضوع، اهداف و برنامه تفصیلی
- آماده‌سازی مدارک: رزومه دبیر علمی، فهرست سخنرانان و محل برگزاری
- ثبت درخواست در سامانه وزارت علوم کنفرانس و بارگذاری مدارک
- پیگیری در سامانه و اعمال اصلاحات در صورت نیاز
- دریافت نامه مجوز نهایی و درج شماره مجوز در اعلان‌های کنفرانس
مراحل و ملاحظات در برگزاری کنفرانس علمی
برگزاری یک کنفرانس علمی (به‌ویژه اگر رسمی، با داوری مقالات و انتشار مجموعه مقالات باشد) معمولاً شامل ۸ مرحله اصلی است که هر کدام چند زیرگام دارند.
۱. تعریف هدف و دامنهٔ کنفرانس
هدف: تعیین موضوع، مخاطبان، اهداف علمی و کاربردی، که محدوده، نوع برگزاری و گروه های مخاطب هدف را مشخص می‌کند.
فعالیت‌ها:
- تعیین محورهای تخصصی (مثلاً هوش مصنوعی، انرژی‌های نو، اقتصاد پایدار)
- انتخاب عنوان رسمی کنفرانس
- مشخص کردن سطح کنفرانس (ملی / بین‌المللی)
- انتخاب زبان ارائه (فارسی / انگلیسی)
۲. تشکیل کمیته‌های کنفرانس (با توجه به محدوده تعیین شده در قسمت قبل)
هدف: تعیین ساختار اجرایی و مسئولیت‌ها
کمیته‌های اصلی:
- کمیته علمی: داوری و سیاست علمی
- کمیته اجرایی: امور اجرایی، بودجه، هماهنگی
- کمیته داوری: انتخاب داوران و ارزیابی مقالات
- کمیته تبلیغات و اطلاع‌رسانی
- کمیته مالی و پشتیبانی
۳. طراحی برنامه زمان‌بندی و بودجه
هدف: مدیریت پروژهٔ کنفرانس
فعالیت‌ها:
- تعیین قالب (template) مقالات (یک یا چند زبانه)
- تعیین تاریخ برگزاری، مهلت ارسال مقاله، داوری، اعلام نتایج
- تهیه بودجه (هزینه مکان، پذیرایی، وب‌سایت، جوایز، تبلیغات)
- جذب اسپانسر یا حامی مالی (در صورت نیاز)
۴. راه‌اندازی سامانهٔ پذیرش و وب‌سایت کنفرانس
هدف: ایجاد بستر رسمی برای ثبت‌نام، ارسال مقاله و اطلاع‌رسانی
فعالیت‌ها:
- طراحی وب‌سایت با اطلاعات کنفرانس
- راه‌اندازی سامانه ارسال مقاله (مثل EasyChair، CMT یا سامانه بومی)
- انتشار پوستر و فراخوان مقالات (Call for Papers)
۵. مدیریت مقالات و داوری
هدف: دریافت، ارزیابی و انتخاب مقالات علمی
فعالیت‌ها:
- دریافت و ثبت مقالات در سامانه
- تخصیص داوران (حداقل ۲ داور برای هر مقاله)
- جمع‌آوری نظرات و اعلام پذیرش یا رد مقاله
- دریافت نسخه نهایی (Camera Ready)
- آماده‌سازی مجموعه مقالات برای چاپ یا ارسال به پایگاه‌های علمی (مثل ISC، IEEE Xplore)
۶. آماده‌سازی روز برگزاری
هدف: اجرای روان کنفرانس
فعالیت‌ها:
- انتخاب و آماده‌سازی محل برگزاری (حضوری یا آنلاین)
- برنامه‌ریزی نشست‌های تخصصی، سخنرانان کلیدی (Keynote Speakers)
- تهیه گواهی‌نامه‌ها و لوح تقدیر
- هماهنگی پذیرایی، تجهیزات فنی و پشتیبانی IT
۷. برگزاری کنفرانس
هدف: اجرای رویداد طبق برنامه
فعالیت‌ها:
- ثبت‌نام شرکت‌کنندگان
- ارائه شفاهی یا پوستر مقالات
- برگزاری کارگاه‌ها و پنل‌ها
- پوشش رسانه‌ای و عکاسی رسمی
۸. پس از کنفرانس (Post-Conference)
هدف: جمع‌بندی، ارزیابی و انتشار نتایج
فعالیت‌ها:
- انتشار مجموعه مقالات (Proceedings)
- ارسال به پایگاه‌های نمایه‌سازی (ISC, Scopus, IEEE, Springer و…)
- تهیه گزارش مالی و اجرایی
- دریافت بازخورد از شرکت‌کنندگان
- برنامه‌ریزی برای دورهٔ بعدی
برگزار کننده، متولی و مرجع پاسخگو درخصوص برگزاری کنفرانس کیست؟
🎓 ۱. در کنفرانس‌های علمی دانشگاهی (رایج‌ترین حالت)
در این حالت، دانشگاه یا پژوهشگاه میزبان (Host Institution) رسماً برگزارکننده (Organizer) کنفرانس است.
- کمیته برگزاری (Organizing Committee) فقط نمایندهٔ دانشگاه در اجرا است، نه نهاد مستقل.
- بنابراین از نظر رسمی (در مجوزها، ثبت ISC یا وزارت علوم، مکاتبات و گواهی‌ها)، برگزارکننده همان دانشگاه است.
🔹 مثال رسمی در مجوز وزارت علوم (ISC):
برگزارکننده: دانشگاه علم و صنعت ایران
با همکاری: انجمن مهندسی صنایع ایران
کمیته علمی و اجرایی: منصوب از طرف دانشگاه میزبان
بنابراین:
✅ متولی نهایی و پاسخگو در برابر مراجع رسمی، دانشگاه یا مؤسسهٔ میزبان است.
👥 کمیته برگزاری، بازوی اجرایی و علمی دانشگاه محسوب می‌شود.
۲. در کنفرانس‌های انجمنی یا مشترک (Joint Conference)
در این نوع، انجمن علمی (Scientific Society) یا مرکز پژوهشی ممکن است متولی اصلی باشد، اما معمولاً یکی از دانشگاه‌ها را به‌عنوان میزبان انتخاب می‌کند.
📘 مثال:
برگزارکننده: انجمن فیزیک ایران
میزبان: دانشگاه صنعتی شریف
در این حالت:
- انجمن مسئول محتوای علمی و هماهنگی کلان است.
- دانشگاه مسئول امور اجرایی، مکان برگزاری، و هماهنگی محلی است.
۳. در کنفرانس‌های بین‌المللی یا با حمایت سازمان‌های حرفه‌ای (IEEE, ACM, Springer, Elsevier)
در این ساختار:
- IEEE یا ACM یا Springer نقش حامی (Sponsor / Technical Co-sponsor) را دارد.
- برگزارکننده (Organizer) معمولاً یک دانشگاه یا کنسرسیوم از چند نهاد علمی است.
- کمیته برگزاری توسط آن نهاد تشکیل می‌شود، ولی مالکیت برند و حقوق کنفرانس متعلق به نهاد برگزارکننده است.
📘 مثال:
2025 IEEE International Conference on Smart Grids
Organizer: Sharif University of Technology
Technical Sponsor: IEEE PES
| نوع کنفرانس | متولی رسمی (Organizer) | نقش کمیته برگزاری |
|---|---|---|
| دانشگاهی | دانشگاه یا پژوهشگاه | مجری علمی و اجرایی منصوب از سوی دانشگاه |
| انجمنی | انجمن علمی (با همکاری دانشگاه میزبان) | تیم مشترک از دانشگاه و انجمن |
| بین‌المللی با حامی فنی (IEEE, ACM, Springer) | دانشگاه یا مؤسسهٔ برگزارکننده | هماهنگ‌کننده و پاسخگو در سطح پروژه |
مجوز وزارت علوم کنفرانس
وقتی می‌گوییم “مجوز وزارت علوم کنفرانس”، منظور مجوزی است که وزارت علوم، تحقیقات و فناوری به عنوان مرجع نخست برای همایش‌ها، جلسات علمی و به‌خصوص کنفرانس‌ها در سطح ملی یا بین‌المللی صادر می‌کند. برای دریافت این مجوز، برگزارکننده باید درخواست رسمی بدهد و مستندات مورد نیاز را ارائه کند. دانشگاه یا مؤسسه آموزش عالی معمولاً متولی ارسال درخواست به وزارت علوم است.
شرایط برگزاری کنفرانس در ایران
برای برگزاری قانونی و حرفه‌ای یک کنفرانس در ایران، علاوه بر اخذ مجوز رسمی، باید پیش‌نیازهای زیر به‌طور کامل تأمین شود تا رویداد شما از نظر علمی و اجرایی استاندارد باشد:
- تشکیل دبیرخانه علمی و انتخاب دبیر علمی از میان اعضای هیئت‌علمی دانشگاه‌ها یا مراکز پژوهشی
- تشکیل کمیته اجرایی و کمیته علمی با حداقل ۱۰ سخنران و داوران تخصصی
- در اختیار داشتن سالن مناسب با ظرفیت متناسب و تجهیزات صوتی و تصویری و فنّی کامل
- تأیید ایمنی محل برگزاری توسط مراجع ذی‌صلاح و رعایت استانداردهای بهداشتی
- بیمه شرکت‌کنندگان و تهیه تعهدنامه اخلاق علمی برای سخنرانان
- طراحی و انتشار بروشور، پوستر و وب‌سایت کنفرانس همراه با درج شماره مجوز
- ثبت رسمی رویداد در سامانه وزارت علوم و پیگیری جهت دریافت کد رهگیری تا دریافت مجوز نهایی
مجوز برگزاری جلسات بزرگ
برای برگزاری رسمی جلسات با بیش از ۲۰۰ شرکت‌کننده، باید مجوز برگزاری جلسات بزرگ را از مراجع ذی‌صلاح اخذ کنید.
شرایط اولیه
- موضوع تخصصی یا علمی با مخاطب حرفه‌ای
- ظرفیت حداقل ۲۰۰ نفر در محل برگزاری
- امکانات صوتی، تصویری و فنی استاندارد
مدارک مورد نیاز
- فرم درخواست تکمیل‌شده
- اساسنامه یا پروانه فعالیت برگزارکننده
- معرفی‌نامه رسمی از نهاد متولی (دانشگاه، سازمان یا شرکت)
- فهرست سخنرانان، برنامه زمان‌بندی و تعداد دقیق شرکت‌کنندگان
- تعهدنامه مالی و بیمه شرکت‌کنندگان
مراحل دریافت مجوز جلسات بزرگ
- تنظیم نامه درخواست و ارائه به فرمانداری یا استانداری
- پیگیری استعلام امنیتی از نیروی انتظامی
- استعلام ایمنی و ظرفیت سالن از شهرداری و آتش‌نشانی
- ارزیابی محتوایی توسط اداره ارشاد (برای رویدادهای فرهنگی) یا وزارت علوم/بهداشت (برای جلسات علمی)
- پرداخت هزینه بررسی پرونده و صدور مجوز نهایی
با در نظر گرفتن حدود ۲ تا ۴ ماه زمان برای طی همه مراحل، می‌توانید به موقع مجوز برگزاری جلسات بزرگ را دریافت و رویدادی امن و قانونی برگزار کنید.
مجوز برگزاری کنگره
برای اخذ مجوز برگزاری کنگره در ایران باید مراحل زیر را با دقت طی کنید:
-
ارسال درخواست رسمی
- تدوین نامه درخواست به وزارت بهداشت (یا وزارت علوم برای کنگره‌های دانشگاهی)
- مشخص کردن عنوان، تاریخ، محل و اهداف کلی کنگره
2.تهیه پرونده علمی و اجرایی
- فرم تکمیل‌شده طرح کنگره با جزئیات زمان‌بندی جلسات
- فهرست اعضای کمیته علمی و اجرایی به‌همراه رزومه دبیر علمی
- فهرست سخنرانان داخلی و بین‌المللی (ترجمه برنامه به انگلیسی برای کنگره‌های بین‌المللی)
-
ارائه مدارک مؤسسه یا برگزارکننده
- تصویر اساسنامه یا مجوز تأسیس نهاد برگزارکننده
- تعهدنامه مالی و معرفی منابع تأمین بودجه و اسپانسرها
-
تأیید محل و ایمنی برگزاری
- اخذ استعلام ظرفیت و ایمنی سالن از شهرداری و سازمان آتش‌نشانی
- ارائه بیمه رویداد و شرکت‌کنندگان
-
رعایت الزامات حقوقی و مالی
- اعلام شفاف هزینه‌ها و روش دریافت هزینه ثبت‌نام
- پرداخت هزینه بررسی پرونده و صدور مجوز
6 . پیگیری و دریافت مجوز نهایی
- ثبت پرونده در سامانه مربوطه و دریافت کد پیگیری
- اعمال اصلاحات در صورت نیاز کارگروه تخصصی
- دریافت نامه موافقت اولیه و سپس صدور مجوز قطعی
شرایط مجوز کنگره در ایران
برای دریافت مجوز برگزاری کنگره در ایران، باید پیش‌نیازهای زیر به‌طور کامل فراهم شوند:
- انتخاب دبیر علمی از اعضای هیئت‌علمی دانشگاه‌ها یا مراکز پژوهشی
- تشکیل رسمی کمیته‌های علمی و اجرایی با معرفی رزومه اعضا
- تهیه طرح تفصیلی کنگره شامل اهداف، مخاطب هدف، برنامه زمان‌بندی جلسات و پوستر علمی
- ارائه اساسنامه یا مجوز تأسیس نهاد برگزارکننده
- تنظیم تعهدنامه مالی و اعلام منابع تأمین بودجه به همراه ضمانت‌نامه بانکی
- بیمه‌نامه مسئولیت مدنی برای شرکت‌کنندگان و سخنرانان
- استعلام ظرفیت و ایمنی سالن از شهرداری و سازمان آتش‌نشانی
- تایید ضوابط بهداشتی از دانشگاه علوم پزشکی یا وزارت بهداشت (در صورت نیاز)
- اخذ استعلام امنیتی از نیروی انتظامی برای برگزاری کنگره‌های تخصصی یا عمومی
- تجهیز محل برگزاری به امکانات صوتی، تصویری و فناوری اطلاعات استاندارد
- بارگذاری مدارک کامل در سامانه مربوطه، و دریافت کد رهگیری
- درج شماره مجوز قطعی در وب‌سایت رسمی، پوستر و دعوت‌نامه‌ها
مراحل دریافت مجوز کنگره
در ایران برای برگزاری کنگره باید مراحل زیر را به ترتیب طی کنید:
- تدوین طرح اولیه کنگره شامل تعیین اهداف، تاریخ و برنامه زمان‌بندی جلسات.
- ثبت درخواست در سامانه وزارت بهداشت (برای کنگره‌های پزشکی) یا وزارت علوم (برای کنگره‌های دانشگاهی) و انتخاب نوع رویداد.
- بارگذاری مدارک مورد نیاز: اساسنامه یا پروانه فعالیت برگزارکننده، رزومه کمیته‌های علمی و اجرایی و فهرست سخنرانان داخلی و بین‌المللی.
- ارائه تعهدنامه مالی و معرفی منابع تأمین بودجه و اسپانسرها.
- استعلام ایمنی و ظرفیت سالن از شهرداری و سازمان آتش‌نشانی.
- دریافت تأییدیه بهداشتی از دانشگاه علوم پزشکی یا وزارت بهداشت در صورت نیاز.
- پیگیری پرونده در سامانه، اعمال اصلاحات درخواستی کارگروه تخصصی و دریافت کد پیگیری.
- پرداخت هزینه بررسی پرونده و دریافت نامه موافقت اولیه.
- صدور مجوز قطعی و درج شماره مجوز در پوستر، وب‌سایت و سایر مستندات تبلیغاتی.
مجوز برگزاری همایش
برای برگزاری همایش‌های یک‌روزه تا چندروزه در ایران باید مجوز برگزاری همایش را از نهادهای ذی‌ربط دریافت کنید. این مجوز از طریق سامانه وزارت ارشاد برای همایش‌های فرهنگی و از طریق سامانه وزارت علوم برای همایش‌های علمی صادر می‌شود. مجوز رسمی به اعتبار رویداد می‌افزاید و از بروز مشکلات قانونی جلوگیری می‌کند.
مدارک مجوز همایش
- فرم درخواست تکمیل‌شده با درج عنوان، تاریخ و محل برگزاری
- اساسنامه یا پروانه تأسیس برگزارکننده همایش
- فهرست اعضای کمیته علمی و اجرایی به همراه رزومه کوتاه سخنرانان
- برنامه زمان‌بندی جلسات، موضوعات کلیدی و خلاصه محتوایی همایش
- بیمه‌نامه مسئولیت مدنی برای شرکت‌کنندگان
مراحل اخذ مجوز همایش
- ثبت‌نام در سامانه وزارت ارشاد یا وزارت علوم و انتخاب نوع رویداد
- بارگذاری مدارک مجوز همایش و بررسی اولیه توسط کارشناسان
- ارزیابی فنی و محتوایی طرح همایش و اعمال اصلاحات در صورت نیاز
- پیگیری پرونده در سامانه تا دریافت شماره مجوز موقت
- پرداخت هزینه بررسی و دریافت مجوز قطعی با درج شماره آن در بروشور و سایت همایش
شرایط دریافت مجوز همایش در ایران
برای دریافت مجوز برگزاری همایش لازم است پیش‌نیازهای زیر به‌طور کامل فراهم و در سامانه مربوطه بارگذاری شوند:
- ارائه اساسنامه یا پروانه فعالیت سازمان یا شرکتی که همایش را برگزار می‌کند
- تکمیل فرم درخواست با درج عنوان همایش، تاریخ، محل برگزاری و اهداف رویداد
- معرفی کمیته علمی و اجرایی همراه با رزومه کوتاه دبیر علمی و سخنرانان
- ارائه بیمه‌نامه مسئولیت مدنی برای شرکت‌کنندگان و سخنرانان
- استعلام ایمنی و ظرفیت سالن از شهرداری و سازمان آتش‌نشانی
- تأیید محتوای همایش از نظر فنی و اخلاق نشر توسط کارشناسان وزارت ارشاد یا وزارت علوم
- بارگذاری برنامه زمان‌بندی جلسات، کارگاه‌ها و خلاصه مباحث آموزشی
- ارسال تعهدنامه رعایت پروتکل‌های بهداشتی (در صورت نیاز)
جمع بندی
برنامه‌ریزی دقیق و پیگیری منظم مراحل اخذ مجوز برگزاری کنفرانس، همایش و کنگره را به موفقیت می‌رساند. با تهیه مدارک کامل، رعایت شرایط قانونی و اختصاص زمان کافی برای ارزشیابی نهادهای مرتبط، می‌توانید رویداد خود را به صورت رسمی برگزار و به‌موقع و موفقیت‌آمیز از برخورد با چالش‌های اداری جلوگیری نمایید.
اگر تمایل به برگزاری همایش، کارگاه های آموزشی، سمینار و … را دارید نیکاوند به عنوان برگزار کننده تخصصی از صفر تا صد با شماست تا به بهترین شیوه برگزار شود برای مشاوره رایگان همین الان تماس بگیرید: 02128422481
