شناسایی و مدیریت ذینفعان

پروژه » ذینفعان » شناسایی و طبقه بندی » و مدیریت صحیح آنها

هدف ؟ به نتیجه رسیدن ِ پروژه !

تشخیص درست ذینفعان و طبقه بندی مناسب آنها، به مدیریت پروژه کمک می کند. اگر ذینفعان پروژه را درست شناسایی نکنیم یا آنها را از نظر «قدرت/ منفعت» در جایگاه درستی طبقه بندی نکنیم، این نقص میتواند موجب بروز ریسک های پروژه در شروع و ادامه ی آن شده و هزینه ها و زمان و کیفیت (سایر ارکان مدیریت پروژه) را نیز به مخاطره اندازد.

ذینفعان چه کسانی هستند؟

وقتی از ذینفعان صحبت میکنیم، منظورمان فقط آن دسته از افراد یا نهادها که پروژه مستقیماً به آنها ارتباط پیدا میکند، نیست. حتی ممکن است ذینفعان افرادی باشند که مستقیماً با اجرای پروژه در ارتباط نیستند. مانند مردم عادی جامعه، ساکنان نزدیک پروژه، و یا مشتری های کلیدی، رابط ها، مدیران و اعضای تیم پروژه. همچنین باید توجه داشت که عبارت کلی «ذینفع» شامل ذینفعان و ذی ضررها می شود. به عبارتی تمامی اشخاص حقیقی یا حقوقی که از موفقیت یا شکست ِ پروژه نفع یا ضرر می بینند، در گروه ذینفعان قرار می گیرند.

هرچقدر در مرحله ی شروع و برنامه ریزی آغاز یک پروژه ، وقت و دقت بیشتری صرف کنید، ریسکهای آنرا بهتر پیش بینی و چاره جویی کرده و در ادامه شانس بهتری برای به ثمر رسیدن پروژه خواهید داشت. یکی از ریسک هایی که حتی با وجود اجرای صحیح و بسیار عالی، میتواند منجر به عدم موفقیت یک پروژه شود، عدم شناسایی صحیح ذینفعان ، یا عدم تعامل درست با آنهاست. وقتی‌ که همه‌ی ذینفعان مرتبط با پروژه را شناختید، می‌توانید بر اساس معیارها نسبت به تحلیل و نگاشت آنها اقدامات‌تان را شروع کنید. در اینجا بسیار مهم است که سؤال‌های درستی بپرسید و تا حد امکان در ارزیابی ذینفعان و نیازهای‌شان صادق باشید. عوامل مهم زیر را باید در نظر داشته باشید:

کدام‌یک از ذینفعان بیشترین تأثیر را بر پروژه دارند؟ اغلب این افراد جزو مشتریان هستند
کدام‌یک از ذینفعان بیشترین تأثیر را از پروژه می‌پذیرند؟این افراد ممکن است از گروه اول یا خارج آن باشند. برای مثال در پروژه‌ی ساخت‌وساز، افراد همسایه، فعالان محیط‌ زیست و ساکنان آینده‌ی ساختمان را می‌توان در این گروه قرار داد.
چه کسی منابع را کنترل می‌کند؟ زمانی که باید درخواست تغییر گستره یا بودجه بدهید به تایید و پشتیبانی آنها نیاز خواهید داشت.
انگیزه‌ها و منافع اصلی ذینفعان چیست؟

پس از شناسایی ذینفعان، لازمست آنها را طبقه بندی کنید. ماتریس « قدرت – منفعت » یک ماتریس بسیار معروف در این زمینه است. ذینفعانی که قدرت بیشتر و نفوذ بیشتری برای تاثیرگذاری مثبت یا منفی روی کار شما دارند را در منطقه ی «قدرت» و آنهایی که منافع بیشتری در رد یا تایید به ثمر رسیدن ِ پروژه دارند را در منطقه ی «منفعت» طبقه بندی کنید. به این ترتیب، گروهی که در یک چهارم بالایی قرار میگیرند، بیشترین قدرت ِاثرگذاری و بیشترین انگیزه را برای این کار دارند. پس باید خیلی در تعامل با آنها دقت کنیم. لازمست منافع آنها را به خوبی شناسایی کرده و برای همراه کردنشان با خودمان برنامه ریزی موثری داشته باشیم.

در نقطه ی مقابل ذینفعانی خواهند بود که نه انگیزه ی چندانی برای اثرگذاری بر کارهای پروژه دارند، و نه قدرت ِ خاصی که بتوانند اثربخشی داشته باشند.

ذینفعانی که انگیزه ی چندانی برای اثرگذاری روی کار شما ندارند، اما دارای نفوذ و قدرت هستند را باید با خود همراه کرده و از نفوذ و قدرتشان برای پیشبرد کارها استفاده کنید. یا حداقل جلوی مخالفتهای احتمالی آنها و کارشکنی هایشان را بگیرید.

و بالاخره ذینفعانی که قدرت زیادی ندارند اما انگیزه ی زیادی دارند، گروهی هستند که بخاطر منافعشان به هر شکل ممکن سعی میکنند تا روی کار شما تاثیر بگذارند. (مثبت یا منفی) . برای تعامل منظم با آنها باید برنامه های مدوّنی داشته باشید.

نوع تعامل (شفاهی، کتبی، رسمی یا غیر رسمی…) را متناسب با هر ذینفع به دقت انتخاب کنید. بعنوان مثال برای تعامل مناسب با نهادهای رسمی، حتماً روشهای رسمی و کتبی انتخاب کنید؛ که بعدها اگر لازم شد، بتوانید به آرشیو آن مکاتبات مراجعه کرده و مستندات لازم را گردآوری نمایید.

با افرادی که ذینفع محسوب نمی‌شوند چگونه باید برخورد کرد؟

برای نمونه، در پروژه‌ی نرم‌افزار، شاید مدیرانی خارج از تیم نرم‌افزار باشند که در قسمت خودشان رهبران مهمی هستند و باید از برخی مسائل آگاه شوند. این افراد باید اطلاعات کمی از روند اجرای پروژه داشته باشند زیرا توانایی ایجاد مشکل و اخلال در روند کارها را دارند.