همایش یا سمینار (seminar) یک رویداد ویژه است که در آن تعدادی از افراد به دلیلی واحد جمع می‌شوند و معمولا هدف خاصی را دنبال می‌کند. خب، همه این را می‌دانیم. اما واقعا یک سمینار یا همایش موفق چه ویژگی‌هایی دارد و اصلا چگونه و چرا باید همایش برگزار کرد؟ به شکل کلی دلیل برگزاری یک همایش آموزش یا اطلاعات دادن به شرکت‌کنندگان در رابطه با یک موضوع مشخص است. در این مقاله به نحوه برگزاری یک همایش موفق می‌پردازیم. با ما همراه باشید.
- هدف خود را بدانید
یکی از گام‌های اولیه و اساسی در برگزاری سمینار مشخص کردن هدف آن است. باید بتوانید به این سوال پاسخی روشن بدهید که: چرا داریم این همایش را برگزار میکنیم؟ زمانی که این سوال پاسخ داده شد، باید بدانید که چه انتظاری از سمینار دارید. با توجه به این موارد میتوانید یک برنامه خوب، کامل و عملی برای سمینار بچینید. بسته به هدف، نوع سمینار میتواند خیلی متفاوت باشد؛ مثلا یک سمینار میتواند روی کارگروهی و تیم‌سازی تمرکز کند، یا موضوعش جشن گرفتن یک اتفاق خاص مثل فروش سالانه بالا باشد، یا میتواند برای آموزش نیروهای استخدامی جدید تعریف شود.
- مشخص کنید که شرکت‌کنندگان شما چه کسانی هستند
برای برگزاری سمینار باید به چند مورد دقت کنید. اول از همه، باید مشخص کنید که مخاطب هدف شما چه کسانی خواهند بود. این موضوع در برنامه‌ریزی سمینار تاثیر بسیاری دارد. مخاطب هدف شما هر کسی است که موضوع اصلی سمینار مستقیماً او را تحت تاثیر قرار دهد، به او مربوط باشد، یا به آن موضوع علاقه ویژه ای داشته باشد. همچنین میتوانید مشخص کنید چه اطلاعاتی را می‌خواهید ارائه دهید و چه کسی قرار است آن را ارائه دهد. سپس باید مشخص کنید که چه افرادی مشتاق این اطلاعات هستند و یا به آنها نیاز دارند. و با توجه به محدوده سنی، شغلی و تحصیلات و …، بهترین راه برای انتقال آن اطلاعات به گروه مخاطبین هدف،چه راهی است؟ (پیشنهاد میکنیم مقاله نیکاوند درباره ۶ گروه مخاطبین را حتماً بخوانید)
- پیش‌بینی بودجه داشته باشید
حالا که مشخص شده هدف شما چیست، بحث سمینار در چه رابطه خواهد بود، و قرار است چه کسانی در سمینار شما شرکت کنند، لازم است که هزینه‌های برگزاری همایش را کامل بشناسید و برای بودجه خود برنامه‌ریزی کنید و ببینید که از چه منابعی می‌خواهید آنرا تامین نمایید. در این مرحله شما باید ببینید که نیاز به چه چیزهایی و چه هزینه‌هایی برای دستیابی به اهداف سمینار که در گام اول مشخص کردید وجود دارد. بنابراین لازم است اطمینان حاصل کنید که هزینه‌ها از آنچه پیش‌بینی کرده‌اید بیشتر نمی‌شوند. وگرنه برگزاری سمینار میتواند چالش برانگیز باشد، یا مجبور شوید برخی از الزامات را حذف کنید. پس بهتر است لیستی از تمامی امکانات لازم و ضروری برای برگزاری همایش تهیه کنید و طبق آن بودجه هر آیتم را مشخص سازید. پیشنهاد میکنیم یک محدوده قابل قبول (حداقل و حداکثر) برای هر مورد در نظر بگیرید. کمی بدبینانه پیش بینی کنید تا در عمل دچار مشکل نشوید.
- تاریخ درست و مناسب را انتخاب کنید
حالا زمان آن رسیده که بهترین تاریخ ممکن را برای برگزاری همایش‌تان مشخص کنید. لازم است تاریخی را انتخاب کنید که تمامی کسانی که برای شرکت در سمینار ثبت‌نام کرده‌اند بتوانند حضور پیدا کنند. در رابطه با تاریخ‌هایی که تعطیلات هستند باید دقت کنید که آیا احتمال دارد که شرکت‌کنندگان اکثرا در تعطیلات و سفر و … باشند یا خیر. همچنین یکی از کارهایی که میتواند کمک‌کننده باشد این است که از شرکت‌کنندگان بپرسید که چه تاریخی برای آنها مناسب است یا این کار را به صورت سیستماتیک (مثلا از طریق فرم‌های آنلاین) انجام دهید. در ضمن سوابق برگزاری سمینارهای قبلی در همین زمینه و موضوع، میتواند راهگشا باشد. معمولاُ برای موضوعاتی که مخاطب های اداری دارد، بهترین زمان روزهای آخر هفته است. و برای وبینارها، بهترین زمان، وسط هفته و در ساعت های خارج از زمان اداری.
- محل مناسبی را انتخاب کنید
به شکل کلی قبل از انتخاب محل، بد نیست بهترین سالن‌های برگزاری همایش را بشناسید. اما به طور کلی انتخاب محل مناسب برای برگزاری همایش باید طبق تعدادی معیارهای مختلف انجام شود. اولین معیار گنجایش محل برگزاری است. گنجایش به معنی تعداد افرادی است که یک محل میتواند در خود جای دهد. باید حواستان باشد که با توجه به تعداد افرادی که در سمینار شرکت می‌کنند، محل خیلی خفه و زیادی شلوغ، یا زیادی خلوت نباشد. حد تعادل بهترین حالت است. مورد دیگری که باید به آن دقت کنید محل سالن از لحاظ جغرافیایی است که باید دسترسی‌های مناسبی داشته باشد. مثلا در صورتی که می‌خواهید سمیناری را برای کارکنان شرکت خود ترتیب دهید، نباید دورترین سالن ممکن از دفتر را انتخاب کنید؛ بخصوص اگر خود افراد هزینه رفت و آمدشان را می‌دهند. پیشنهاد میکنیم چند گزینه را در نظر بگیرید و سپس حضوراً از محل بازدید کنید. توجه داشته باشید که چند عکس و تعدادی بروشور ممکن است شکل واقعی آن محل و امکانات و بقیه موارد به آن را به شما نشان ندهند. امکانات سالن، جای پارک، وجود فضای لابی برای پذیرایی، نزدیک بودن به پایانه های وسایل نقلیه عمومی، فرم سالن، و … جزئیات مهمی است که هریک میتواند بر حضور یا عدم حضور مدعوین تاثیر بسزایی بگذارد.
- از ثبت‌نام آنلاین استفاده کنید
این کار به شما کمک می‌کند حجم و بار کاری خود را به شدت کاهش دهید. بنابراین بهتر است دقت کنید که استفاده از بستر آنلاین ثبت نام همایش که به کار می‌برید راحت و کاربرپسند باشد و اکثر کارها به صورت خودکار انجام شود. همچنین محیط آنلاین از جمله وبسایت و شبکه‌های اجتماعی میتواند به تبلیغات شما و ثبت‌نام راحت‌تر و جذب مخاطبان بیشتر کمک کند. یکی از کاربردهای مهم «ثبت نام» اینست که تعداد حاضرین را بتوانید به درستی برآورد کرده و براساس آن، سایر تشریفات (منجمله پذیرایی و …) را برنامه ریزی نمایید.
- کارها را زمانبندی و برنامه‌ریزی کنید
مهم است که تمام کارها و فعالیت‌هایی که قرار است در همایش انجام شود را به ترتیب و با میزان زمانی که نیاز دارند برنامه‌ریزی کنید که نه زمان کم بیاورید و نه زیاد. همچنین بعد از برنامه‌ریزی زمانی کارها در سمینار لازم است که چند بار قبل از برگزاری همایش واقعی تمرین داشته باشید تا همه چیز در بهترین حالت و سر وقت انجام شود. در نظر داشته باشید که باید برای میان برنامه در سمینار، یک یا دو زمان استراحت به همراه امکانات پذیرایی در نظر بگیرید. همچنین لازم است درصدی خطا و زمان اضافه نیز در نظر بگیرید تا اگر مشکلی پیش آمد در مدیریت کارها و سمینار دچار مشکل نشوید. و اگر زمانی که در نظر گرفته‌اید را اضافه آوردید میتوانید از آن برای پرسش و پاسخ یا کارهای مفید دیگر استفاده کنید.
- ارتباطات و روابط عمومی مهم هستند
این مورد به چند بخش تقسیم میشود: اول از همه مهم است که قبل از برگزاری سمینار از حضور شرکت‌کنندگان اطمینان حاصل کنید. بستر آنلاین ثبت نام میتواند این کار را به شکل خودکار انجام دهد. همچنین میتوانید از سایت یا شبکه‌های اجتماعی برای این کار استفاده کنید. اما قضیه به همین‌جا محدود نمی‌شود: لازم است بعد از برگزاری سمینار به شرکت‌کنندگان پیام دهید و از آنها بازخورد بگیرید و همچنین از طریق ایمیل یا از طرق دیگر از آنها بخاطر شرکت در همایش تشکر کنید. به قول معروف، برگزاری سمینار «نصف راه» است و ادامه ی راه تازه بعد از آن آغاز میشود!
- موارد گرافیکی و بصری
لازم است یا خودتان روی آنها کار کنید یا خدمات گرافیکی برگزاری همایش را دریافت نمایید. در کل باید حواستان به این بخش از سمینار باشد. چرا که ارائه‌های گرافیکی و بصری، بخش بزرگی از برنامه را تشکیل می‌دهند. همچنین لازم است خدمات تصویربرداری مناسبی را در همایش خود استفاده کنید. چرا که میتوانید پس از اتمام همایش ویدیوها را در اختیار شرکت کنندگان بگذارید، از آنها برای تولید محتوا در شبکه‌های اجتماعی و وبسایت خود استفاده کنید، و حتی آنها را به فروش برسانید.
سخن آخر
امیدواریم از این مقاله استفاده کرده باشید. نکته‌ای که باید به آن توجه کنید این است که برگزاری یک همایش موفق میتواند اثرات مثبتی داشته باشد و حتی موجب رشد کسب و کار شما گردد. برعکس آن نیز صدق می‌کند؛ و در صورتی که همایش شما دچار مشکل شود میتواند به بودجه و اعتبار شما لطمه وارد نماید. توصیه ما این است که با افراد حرفه‌ای برای برگزاری یک سمینار موفق همکاری و مشاوره کنید. مجموعه نیکاوند با تجربه بسیار در این زمینه و کادری مجرب و حرفه‌ای میتواند در تمامی زمینه‌های مرتبط به برگزاری همایش و کارگاه شما با بهترین قیمت‌ها و بالاترین کیفیت یاری رساند. برای مطرح کردن درخواست‌ها و سوالات خود میتوانید از بخش نظرات این مقاله یا تماس با ما اقدام فرمایید تا کارشناسان ما در اسرع وقت به شما پاسخ دهند.
