شما تمام تلاشتان را می‌کنید که یک رویداد را به بهترین نحو برگزار کنید. ولی این کار، آنقدرها که به نظر میرسد ساده نیست؛ یک چک لیست از کارها و زمان بندی لازم دارید و لازمست تا برگزاری رویداد را به منزله یک پروژه ببینید و براورد درستی از هزینه های آن، زمان بندی، کیفیت ، انتخاب سخنران، تهیه متریال چاپی ، تبلیغات و … داشته باشید. بعلاوه انعطاف لازم برای اینکه اگر هریک از این موارد با چالش عمده در برگزاری رویداد مواجه شد، راه حل مناسبی ارائه داده و سریعاً آنرا پیاده نمایید.
رازهای یک سمینار موفق که مهمانان هرگز فراموش نکنند
برگزاری یک رویداد مثل کارگاه های آموزشی یا سمینار، مثل یک مهمانی کوچک چای نیست. بودجه بندی و زمانبندی لازم دارد. سخنران باید محتوایی که میخواهد ارائه دهد را به موقع و طبق زمان بندی آماده کرده باشد و برای آن اسلایدهای مناسبی برای نمایش در سالن مهیّا کرده باشد. اسلایدهایی که رزولوشن مناسب دارند و به اندازه کافی برای تمام حاضرین در سالن خوانا هستند.
همچنین باید برای فواصل استراحت بین بخشهای سمینار، به شکل مناسبی برنامه ریزی کرده باشید. هم برای آیتمهایی که برای پذیرایی استفاده خواهید کرد، هم برای شکل سالن پذیرایی و امکانات جانبی از قبیل سرویس بهداشتی و میزهای مناسب و تعداد صندلی کافی و …
علیرغم تمام برنامه ریزی ها، وجود چالش عمده در برگزاری رویداد و بروز یک حادثه ی پیش بینی نشده میتواند تمام رشته های شما را پنبه کند. ما توصیه میکنیم که این کارها را به متخصص اش بسپارید. نگرانی بابت تمهیدات لازم را به دوش نکشید و فقط روی محتوای تخصصی که میخواهید ارائه کنید، تمرکز نمایید. داشتن خلاقیت ، انعطاف ، و رویی گشاده، در کنار فکر کردن به تمام ریسک های ممکن، میتواند حواشی برگزاری سمینار را به حدّ کافی کم کند و باعث شود که هم شما و هم مدعوین تمرکز کافی در سالن داشته باشید و یک رویداد موفق و با پرستیژ برگزار شود که مدعوین تا مدتها آنرا به یاد بیاورند و موجب ارتقای جایگاه برندینگ شما شود.
برای بررسی بیشتر می توانید 50 موضوع که برنامه ریزی شما در برگزاری رویداد مختل می کند مطالعه کنید تا آمادگی لازم برای روبرو شدن با آن داشته باشید.
چطور هدف‌گذاری درست، مسیر برگزاری رویداد را روشن میکند؟
ابتدا لازم است به این فکر کنید که هدف شما از برگزاری این رویداد چیست؟ وقتی هدف مشخص شد، میتوانید تصمیم بگیرید که رویداد باید حضوری باشد یا آنلاین (و یا هر دو بطور همزمان)؟ شکل برگزاری رویداد، نوع و جنس مخاطبین، و محتوایی که میخواهید ارائه کنید، به شما در انتخاب محل سالن، مدت زمان مورد نیاز، تاریخ برگزاری و حتی انتخاب نوع پذیرایی، کمک خواهد کرد. ما در سایت نیکاوند، فرمهای برگزار کننده رویداد را به همین منظور قرار داده ایم. این فرم به شما کمک میکند تا سوالات خوبی از خودتان بپرسید و ابعاد رویداد مورد نظر خود را مشخص نمایید.
از بحران تا موفقیت؛ چگونه در روز رویداد خونسرد بمانیم؟
اگر علیرغم تمام برنامه ریزی ها، موقع اجرا مشکلاتی پیش آمد، چه کار کنیم؟ بیایید از ابتدا بپذیریم که در هر رویدادی، هرچقدر هم که برنامه ریزی دقیقی برایش صورت گرفته باشد، باز هم امکان دارد اتفاقات پیش بینی نشده ای رُخ دهد. به جای اینکه پریشان شویم، بهترست ضمن حفظ خونسردی خود، طبق برنامه جایگزین عمل کنیم. داشتن انعطاف ِ لازم در این گونه موارد، از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در همه احوال به نتیجه نهایی مورد نظر فکر کنید.
در ادامه 8 چالش عمده در برگزاری رویداد را بررسی می کنیم:
1- کمبود نیرو:
کمبود نیرو یکی از مشکلات معمول و چالش عمده در برگزاری رویداد است. معمولاً هم تا روز برگزاری رویداد، خودش را نشان نمی دهد. وقتی متوجهش میشویم که دیگر دیر شده و راهی برای جبران باقی نمانده. برای همین بهترین راه حل برای آن، جلوگیری از بروز کمبود نیرو است.
- با ذینفعان برنامه صحبت کنید و تمام جزئیات برنامه را در نظر بگیرید.
- عنوان نقش هایی که برای هر قسمت و کار لازم است را روی کاغذ بنویسید. و شرح کاری که قرار است توسط آن نقش انجام گیرد را بطور دقیق مشخص نمایید.
- حالا میتوانید تعداد نیروی مورد نیاز برای انجام آن کار را برآورد کنید. این تعداد را 75% نیروهای مورد نیاز در نظر بگیرید. همیشه تعداد نیروی آن-کال در نظر داشته باشید تا اگر لازم شد در دقایق و روزهای پایانی به تیم شما ملحق شوند.
2- هزینه های بیش از حدّ :
بودجه بندی درست یکی از مشکلات همیشگی و چالش عمده در برگزاری رویدادها است. با توجه به تغییرات کوچک یا غیر منتظره در طول برگزاری رویداد، بهترست همیشه یک ذخیره مدیریتی از بودجه و همینطور از زمان ، بعنوان ضربه گیر در نظر گرفته باشید. بررسی هزینه رویدادهای مشابه قبلی میتواند در این زمینه به شما کمک کند.
کنترل و مدیریت تغییرات و جلوگیری از بروز تغییراتی که منجر به رشد تصاعدی هزینه و زمان میشوند نیز، از اهمیت ویژه ای برخوردار است. برای این منظور لازم است رویّه مناسبی برای مدیریت و رصد تمام تغییرات درخواستی داشته باشید. به عبارتی هیچ تغییری بدون نظارت و مدیریت شما نباید رخ دهد. حتی اگر درخواست کننده ی آن، حامی پروژه، مالک، کارفرما، یا حتی مدیر شما باشد. البته منظور این نیست که بجنگید! کافیست آنها را قانع کنید که مدیریت تغییرات، برای درست برگزار شدن و به هدف رسیدنِ رویداد، ضروریست.
3- یکی از چالش های مهم، عدم اولویت بندی کارها و عدم تخصیص زمان کافی برای شبکه سازی است :
یکی از اهداف اصلی در برگزاری رویداد حضوری، شبکه سازی است. تا حدّی که 41 درصد از فعالین این حوزه، بر اساس شانس شبکه سازی در یک رویداد ثبت نام میکنند! حالا اگر زمان شبکه سازی مفیدی در نظر نگرفته باشید، این بخش از مخاطبین خود را به سادگی از دست خواهید داد.
بنابرین حتماً زمان کافی و تمهیدات مناسب برای این منظور بیاندیشید. فعالیت هایی که به شبکه سازی کمک کنند؛ زمان کافی، بودجه ی مناسب، و … . مثلاً
- یک ساعت زمان مشخص در آخر رویداد برای شبکه سازی
- با در نظر گرفتن فضا و فرصت کافی ، همزمان با پذیرایی میان وعده در بین بخشهای سمینار
- با در نظر گرفتن فضا و فرصت کافی در رسانه های اجتماعی مرتبط با رویداد؛ به منظور ایجاد امکان شبکه سازی برای مدعوین، حتی بعد از برگزاری گردهمایی
4- یکی از چالش های خیلی مهم، اینست که کنترل تغییرات برنامه ریزی برای بودجه و زمان را فراموش کنیم! :
شما باید اختیارات کافی برای تصویب یا ردّ تغییراتی که بر زمان بندی یا بودجه بندی موثر هستند را داشته باشید. و هنگامی که یک تغییر را تصویب کردید نیز، باید اختیارات لازم برای پیگیری مراحل اجرای آن (به منظور کسب اطمینان از اینکه اهداف شما را محقق میسازد) داشته باشید.
به عبارتی لازمست بتوانید با ذینفعان کلیدی مرتبط با آن تغییر تعامل لازم را داشته باشید تا هیچ اقدامی از چشم شما پنهان نماند. برای این منظور میتوانید از سیستمهای مکانیزه track-change استفاده کنید تا تمامی سوابق و اقدامات همراه با زمان انجام و گزارشات مرتبط ذخیره و شفاف سازی شوند.
5- داشتن ِ برنامه پشتیبان برای حوادث غیر مترقبه؛ حتی در سطح بدی آب و هوا:
داشتن برنامه مدیریت ریسک، یکی از بایدهای مدیریت هر نوع رویداد است. قدم اول در ایجاد چنین برنامه ای، شناسایی فاکتورهای ریسک و ارزیابی میزان احتمال و اثر هریک از آنها، و داشتن برنامه ی تمرین شده و آمادگی لازم برای اجرای برنامه جایگزین در صورت وقوع آن احتمال است.
راه هایی مانند :
- پیش بینی سالن جایگزین که قابل رزرو در دقایق پایانی باشد؛
- برنامه ریزی برای موارد بیمه پذیر
- پیش بینی اقدامات لازم درصورت کنسل شدنِ رویداد (برای استرداد وجه، استرداد موارد رزرو شده، اطلاع‌رسانی به مدعوین و …)
- طراحی برنامه پلن B و حتی پلن C (برنامه های جایگزین) . البته امیدواریم که این برنامه ها هرگز لازم نباشند، ولی کسی چه میداند؟ اگر رویداد غیرمنتظره ای اتفاق بیافتد، اقدامات به موقع شما میتواند حسّ اعتماد را نسبت به رویداد گردان تقویت کرده و انجام اقدامات لازم را تسهیل نماید.
6- غفلت از پیش بینی فضای استراحت به لحاظ زمانی و مکانی:
تمام شدنِ وقت و انحراف از برنامه زمانی، یکی از اصلی ترین چالش عمده در برگزاری رویدادها است. البته مدیریت این موضوع کار سختی نیست. علت اصلی وقوع انحراف از برنامه زمان بندی، خوب برنامه ریزی نکردن است. عدم در نظر گرفتنِ فواصل زمانی کافی، عدم پیش بینی حوادث احتمالی، بیش از حدّ خوشبین بودن درباره رفتار عوامل انسانی و عدم جلوگیری از تاخیرات کوچکی که در مجموع روی زمان کل، تاثیر قابل ملاحظه ای دارند، میتواند کل برنامه ریزی شما را نقش بر آب کند!
پس اولویت بندی را فراموش نکنید. و هر موضوع کوچکی که میتواند پیش بینی های شما را مختل کند را جدّی بگیرید. کارهای غیرضروری را وتو کنید و علیرغم تمام این موارد، برای طولانی شدنِ مراحل برنامه ریزی شده، آمادگی لازم را داشته باشید. سربار زمانی برای تمام مراحل پیش بینی کنید. و تا حدّ ممکن برنامه ریزی منعطف داشته باشید.
7- نداشتن ّ تجربه کافی بعنوان رویداد گردان :
اگر برگزاری رویداد را ساده فرض کرده و آمادگی لازم را نداشته باشید، هر اتفاق کوچکی میتواند تمام زحمات شما را در کسری از ثانیه بر باد دهد. برگزاری رویداد نیازمند تجربه کافی برای مواجهه با انواع سناریوهای محتمل است. دقیقاً به همین دلیل است که ما مجموعه نیکاوند را به شما پیشنهاد میکنیم. زیرا داشتن یک مشاور بعنوان رویدادگردان میتواند تمام دردسرهای جانبی را از روی دوش شما بردارد.
- داشتن روابط کافی برای جایگزین کردن انواع منابع در لحظه آخر (در صورت بروز مشکلات غیرمترقبه)
- داشتن تجربه برای انجام اقدامات ضروری و به موقع
- تیم کارآمد و با تجربه برای اجرای چابک و کم هزینه برگزاری رویداد
8- چالش مهمان ناخوانده!:
به کرّات اتفاق می افتد که مهمان هایی بیش از ظرفیت پیش بینی شده، به سالن برگزاری رویداد مراجعه کنند. مهمان هایی که کارفرما تشخیص داده دعوت کند، یا اسپانسر برنامه آنها را معرفی کرده است، یا حتی تعدادی از عوامل برگزاری مانند کارمندان سالن برگزاری و …
هر یک فردی که به این ترتیب به تعداد مدعوین اضافه میشود، میتواند تمام برنامه‌های شما برای محل استقرار، پذیرایی، پکیج هایی که به مدعوین تحویل میشود، پارکینگ و … را نقش بر آب کند. چه بلیت فروخته باشید یا نه، ثبت نام کرده باشید یا ثبت نام نکرده باشید، باید راه حلی در لحظه برای این چالش ارائه کنید. کنترل ورودی سالن، برنامه ریزی برای چند صندلی و پیش بینی های حداقلی برای این احتمالات، بخشی از راه حل خواهد بود.
جمع بندی
برگزاری یک رویداد موفق نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، بودجه‌بندی هوشمند، پیش‌بینی چالش عمده در برگزاری رویداد و داشتن راه‌حل‌های جایگزین است. با انعطاف‌پذیری، مدیریت ریسک و استفاده از تجربه متخصصان، می‌توان حتی در شرایط غیرمنتظره نیز رویدادی باکیفیت و ماندگار برگزار کرد.
نیکاوند یک مجموعه تخصصی در برنامه‌ریزی، مدیریت و اجرای رویدادهای حرفه‌ای است که با تکیه بر تجربه، خلاقیت و تیم کارآزموده، تمامی جزئیات از ایده‌پردازی تا اجرا را پوشش می‌دهد و دغدغه‌های جانبی را از دوش برگزارکنندگان برمی‌دارد. برای مشاوره همین الان می توانید تماس بگیرید: 02128422481
